Die Bedeutung von Treffen

Die Grundlagen von Meetings: Immer noch notwendig?

In einem beruflichen Umfeld, in dem Zeit eine kostbare Ressource ist, werden Besprechungen manchmal als zeitraubend oder gar nutzlos empfunden. Dennoch bleiben sie eine wesentliche Säule der Zusammenarbeit. Die eigentliche Herausforderung besteht nicht darin, sich zu fragen, ob man ein Meeting abhalten soll oder nicht, sondern wie man diesen Raum für den Austausch optimieren kann, damit er zu einem Hebel für Entscheidungen, Aktionen und Leistung wird.

Besprechungen dienen dazu, Informationen auszutauschen, Ideen zu vergleichen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie spielen auch eine Schlüsselrolle bei der Überwachung der erzielten Ergebnisse, indem sie die Teams auf gemeinsame Ziele ausrichten.

Die Mission von Perfony ist einfach: die Zeit, die für Meetings aufgewendet wird, zu reduzieren und gleichzeitig die Wirkung zu maximieren.

Arten von Treffen und ihr Rhythmus

Es gibt mehrere Kategorien von Treffen, die jeweils spezifische Bedürfnisse erfüllen:

• Rituell: Regelmäßig, sie ermöglichen eine kontinuierliche Überwachung (Beispiel: Lenkungsausschuss).
• Kommunikation: um wichtige Informationen an das gesamte Team weiterzugeben.
• Punktuell: organisiert, um ein bestimmtes Thema zu behandeln oder auf einen unmittelbaren Bedarf zu reagieren.
• Krise: auf die Lösung dringender Probleme ausgerichtet.
• Projektsteuerung: um Teams zu koordinieren, den Fortschritt zu verfolgen und Maßnahmen anzupassen.

Jede Art von Meeting kann ein anderes Format erfordern. Beispielsweise erfordern nicht alle ein umfassendes Protokoll. Wichtig ist, dass Sie eine geeignete Struktur wählen, um die Effizienz zu gewährleisten.

Die drei wichtigsten Schritte zu einem erfolgreichen Meeting

Ein effektives Meeting basiert auf einem strikten Management in drei Phasen: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Je besser diese Schritte orchestriert sind, desto optimaler ist die investierte Zeit.

Die Vorbereitung

Dies ist eine oft vernachlässigte, aber entscheidende Phase. Mit Perfony können Sie :

• Laden Sie die Teilnehmer ein und teilen Sie eine übersichtliche Agenda.
• Eine Bestandsaufnahme der Maßnahmen aus früheren Treffen vornehmen.
• Stellen Sie die notwendigen Dokumente zur Verfügung, um Zeitverluste zu vermeiden.

Der Ablauf

Während des Treffens geht es um :

• Gehen Sie die laufenden Aktionen durch.
• Formalisieren Sie Entscheidungen und Schlüsselinformationen in einem strukturierten Protokoll.
• Zukünftige Aktionen sofort erkennen und einordnen.

Die Nachbereitung

Ein Meeting entfaltet nur dann sein volles Potenzial, wenn Entscheidungen und Aktionen konsequent verfolgt werden. Mit Perfony können Sie Entscheidungen schnell in zugewiesene und nachverfolgte Aktionen umwandeln, sodass jede Besprechung zu einem Motor des Fortschritts wird.

Perfony und die RIDA-Methode: Strukturieren Sie Ihre Meetings

Die RIDA-Methode (Erheben, Informieren, Entscheiden, Handeln) ist ein bewährter Standard zur Maximierung der Effektivität von Besprechungen. Sie bietet einen klaren Ansatz :

• Erhebung: Erfassen der wichtigsten Informationen.
• Informationen : Analysieren Sie die Daten, um die Diskussion zu erhellen.
• Entscheidungen : Konkrete Entscheidungen treffen.
• Aktionen: Übersetzen Sie Entscheidungen in machbare Aufgaben.

Perfony integriert diese Methode in seine Benutzeroberfläche, um Sie auf natürliche Weise durch jeden Schritt zu führen.

Künstliche Intelligenz und Meetings: eine Revolution mit Perfony

Perfony stellt Ihnen innovative Werkzeuge zur Verfügung, um bestimmte sich wiederholende Aufgaben zu vereinfachen und zu automatisieren:

KI für die Formalisierung von Sitzungen

Ein Klick genügt, um Aktionen und Entscheidungen in einem Text mithilfe eines intuitiven Symbolsystems zu identifizieren.

Eine KI-Schaltfläche bietet Prompts, um ein Protokoll im RIDA-Format umzuformulieren, eine Liste von Entscheidungen und Maßnahmen zu generieren oder sogar eine klare und prägnante Zusammenfassung zu erstellen.

Spracherkennung

Mithilfe der Spracherkennung kann Perfony Diskussionen aufzeichnen und die Gespräche automatisch in Ihr Protokoll übertragen. Das spart wertvolle Zeit und hält die Diskussionen genau fest.

Mit Perfony verwandeln Sie Ihre Meetings in ein strategisches Werkzeug. Weniger Zeitverlust, mehr relevante Entscheidungen und eine bessere Nachbereitung für konkrete Ergebnisse. Integrieren Sie noch heute Best Practices und machen Sie Ihre Meetings zu einem echten Performance-Motor.