Einen .xls-Aktionsplan importieren

Das Ziel dieser Funktion ist es, Ihnen Zeit zu sparen, indem Sie massiv Aktionen aus einer .xls-Datei in Perfony-Ordner importieren. Klicken Sie dazu einfach auf die „…“ am Ende der Zeile eines Ordners und wählen Sie den Menüpunkt „Aktionen aktualisieren“.

Aktionen aus einer Excel-Datei importieren

Die ersten beiden Untermenüs „Importvorlage herunterladen“ und „Aktionen aus der .xls-Vorlage importieren“ werden Ihnen ermöglichen, Aktionen aus einer .xls-Datei in Ihren Ordner zu importieren. Dazu müssen Sie Ihre Aktionen zunächst in einer .xls-Vorlage haben. Diese Vorlage können Sie herunterladen, indem Sie auf „XLSX-Vorlage zum Importieren von Aktionen herunterladen“ klicken. Nach dem Herunterladen öffnen Sie die Datei und kopieren/einfügen Ihre Aktionen aus Ihrer .xls-Datei in diese Vorlage.

• Die ersten drei Spalten (in Rot) der .xls-Vorlage sind obligatorisch.
• Die Spalten A (Name der Akte), B (Status), D (Verantwortlicher) und H (Priorität) sind nicht frei einzugeben, sondern über ein Dropdown-Menü aus der Zelle heraus.
• Nachdem Sie Ihre Aktionen in dieser Datei gespeichert haben, speichern und schließen Sie sie.

Dann klicken Sie vom Menü Ihres Ordners in Perfony aus auf „Aktionen aus der XLSX-Vorlage importieren“. In dem sich öffnenden Fenster klicken Sie auf „Vorlage importieren“. Dadurch wird Ihr Dateimanager geöffnet, Sie wählen die entsprechende Datei aus und klicken auf „Importieren“.

Ein Fortschrittsbalken für den Import der Aktionen und eine Erfolgsmeldung am Ende zeigen Ihnen, dass der Vorgang erfolgreich war. Sie können dieses Fenster nun schließen und finden alle Ihre Aktionen in Ihrem Perfony-Ordner.

Wenn eine Fehlermeldung erscheint, sind die Hauptursachen dafür Fehler, die sich in die .xls-Datei eingeschlichen haben. Überprüfen Sie genau, dass keine vorgeschriebenen Informationen fehlen und dass die Informationen korrekt eingegeben wurden. Zum Beispiel muss beim Status das Kürzel % oder die vollständige Angabe „100% (completed)“, wie im Dropdown-Menü angegeben, beachtet werden. Wenn Sie den Namen eines Verantwortlichen für eine Aktion von Hand eingeben wollen, dieser aber kein Teilnehmer des Dossiers ist, kann die Aktion nicht importiert werden.

Einen Perfony-Aktionsplan mit Excel aktualisieren.

Sie können auch ein Excel-Blatt verwenden, um die Aktionen in Ihrem Perfony-Ordner zu aktualisieren. Hierfür werden die beiden anderen Untermenüs zur Aktualisierung von Aktionen verwendet: „XLSX-Vorlage zur Aktualisierung von Aktionen herunterladen“ und „Aktionen mit der XLSX-Vorlage aktualisieren“.

Wenn Sie auf „XLSX-Vorlage zur Aktualisierung von Aktien herunterladen“ klicken, können Sie die Aktien aus Ihrem perfony-Ordner in eine .xls-Datei herunterladen, sie von dieser Datei aus aktualisieren und diese Datei wieder importieren, indem Sie auf „Aktien mit der XLSX-Vorlage aktualisieren“ klicken.

Diese Funktion kann nützlich sein, wenn Sie Personen, die nicht Teilnehmer des Ordners sind, bitten möchten, die Aktionen zu aktualisieren. Denn sonst ist es tatsächlich schneller, die Aktionen in Perfony zu aktualisieren.