Guide pratique pour améliorer le travail collaboratif dans mon entreprise
Le travail collaboratif devenant la norme, il est essentiel de savoir le mettre en place, le maintenir et l’améliorer. Voici quelques conseils, fruits d’expériences sur le terrain.
1/ Définir les objectifs communs
La définition des objectifs de l’organisation (au niveau de l’entreprise, la business unit ou le service) ainsi que la clarification des rôles et missions de chacun sont primordiales pour favoriser une bonne collaboration.
Différentes méthodes existent pour le faire, comme des réunions permettant de mettre à plat les processus et les zones d’interaction, ou des formations sur l’importance d’un système de gestion opérationnelle. Cela permet à chacun de comprendre les intentions et objectifs, de sentir et accepter sa place dans l’organisation et la création de valeur. Le tout menant à des équipes plus impliquées et plus engagées.
2/ Encourager la communication ouverte
Une communication ouverte est l’opposé d’une culture du secret. Elle va permettre de favoriser le mode collaboratif. En identifiant les zones d’interaction et en y permettant un dialogue franc basé sur les objectifs et moyens, le management va favoriser la collaboration en y décelant les potentiels conflits et en pouvant valider et communiquer sur les progrès.
Des réunions rituelles, des outils d’échanges en temps réel sont autant de moyen de partage et de communication. Ils permettent à chacun de partager ses idées et ses préoccupations, ce qui conduira à des améliorations dans les processus de l’entreprise et à une meilleure collaboration.
3/ Favoriser l’esprit d’équipe
Une culture de l’esprit d’équipe est essentielle pour favoriser une collaboration efficace.
Le management peut favoriser cette culture en organisant des activités d’équipe, en promouvant la camaraderie et en valorisant les contributions de chaque collaborateur. L’esprit d’équipe doit être en lien avec des valeurs et les valeurs sont les guides auxquels on se réfère quand le temps se gâte et que des difficultés arrivent mettant à mal les certitudes et règles établies. Cela permet aux collaborateurs de se sentir comme faisant partie d’un collectif et maintiendra le niveau d’engagement et les réalisations.
4/ Favoriser la flexibilité
La flexibilité peut aller dans les deux sens : les collaborateurs s’adaptant aux changements ou l’organisation s’adaptant aux besoins des équipes. Ici on va évoquer la deuxième, où le management doit favoriser une flexibilité pour s’adapter aux besoins des collaborateurs.
Le management peut favoriser cette flexibilité en offrant des options de télétravail ou en étant ouvert à des horaires de travail flexibles pour respecter l’équilibre des temps de vie. La flexibilité passe aussi par un peu de souplesse dans les processus et les zones de responsabilités, ceci afin de donner des espaces de respiration qui permettent d’absorber plus facilement les à-coups des urgences quotidienne.
Un outil pour un travail collaboratif efficace ?
5/ Encourager la formation continue
La formation d’une manière générale est un excellent moyen pour faire perdurer et évoluer le travail collaboratif. Que ce soit sous forme de séminaires, de cours en ligne ou de mentorat, la formation continue va permettre de développer les compétences, combler les lacunes existantes et favoriser la flexibilité. Elle permet en outre au collaborateurs de se sentir plus à l’aise dans leur travail.
6/ Mettre en place des processus de résolution de conflits efficace
Qui dit mode collaboratif dit mode d’échange, avec son inévitable lot d’interconnexions, d’interfaces et autres zones de potentielles frictions. Les conflits sont inévitables. Ils apparaissent parce qu’il y a divergence de points de vue. Si l’organisation repose sur un management attentif et des valeurs saines, alors le conflit sera vu comme un évènement positif duquel peut sortir quelque chose qui pourra faire grandir les protagonistes et le collectif.
Pour autant, ne pas savoir les gérer crée un risque de dégradation à moyen terme de tout effort mis sur le travail collaboratif. Ne pas résoudre les conflits va avoir comme conséquence un repli sur eux-mêmes des collaborateurs pour éviter de se retrouver impliqué. Des cellules de discussion Adhoc, des entretiens individuels et surtout la capacité à trancher et décider, sont autant d’atouts dont le management doit être doté.
7/ Outils de collaboration
Pour faciliter la communication et la coordination entre les équipes, il est important d’avoir des outils de collaboration performants tels que des plateformes de partage de documents, des outils de discussion instantanée, des calendriers partagés, des outils de gestion de projet, etc.
Ces outils permettent de travailler ensemble de manière efficace, même à distance, et de partager des informations en temps réel. Ils sont aujourd’hui primordiaux et sont une aide précieuse pour alléger la charge mentale notamment en diminuant le stress de savoir où sont les informations.
8/ Mettre en place des indicateurs de performance
Pour mesurer l’efficacité de la collaboration, il est essentiel de mettre en place des indicateurs de performance adéquats. La productivité, la qualité des résultats, la satisfaction des employés, etc. sont autant d’indicateurs permettant au management de suivre les tendances et de repérer les domaines d’amélioration. Utiliser les bons indicateurs de performance régulièrement permet les obstacles à la collaboration et mettre en place des actions pour les surmonter.
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Avec ces conseils, les managers peuvent améliorer le travail collaboratif dans leur organisation et augmenter l’efficacité, la productivité et la satisfaction des équipes. Cependant, cette mise en place et ce maintien n’est pas une tâche facile et doit s’inscrire dans la durée. Il faut savoir investir du temps et probablement acquérir des méthodes de gestion du changement pour que ce changement de culture s’opère et puisse favoriser une culture du travail collaboratif et des processus efficaces. Par ailleurs, le travail collaboratif est un processus continu. Tout management doit en surveiller les tendances et adapter les processus et les outils pour s’adapter aux changements.
En résumé, pour améliorer le travail collaboratif dans une entreprise, il faut définir les objectifs communs, encourager la communication ouverte, favoriser une culture d’équipe, favoriser la flexibilité, encourager la formation continue, mettre en place des processus de résolution de conflits efficace, utiliser des outils de collaboration adaptés, et mettre en place des indicateurs de performance. Il faut aussi être en mesure de s’adapter aux besoins changeants de l’organisation et de ses membres.