Anwendungsfälle
Wie mache ich meine Prozesse überschaubar und einsatzfähig?
Finden Sie heraus, wie unsere Kunden Perfony einsetzen, um selbst kleinste Prozesse sichtbar zu machen, damit sie wirklich pilotiert und in Betrieb genommen werden können.
Hintergrund
Als Betriebsleiter eines Softwareherstellers bin ich an Computer-Tools gewöhnt und habe viele von ihnen getestet.
Wir nutzen es, um den Fortschritt der Entwicklung zu verfolgen, wir nutzen Salesforce für den CRM-Teil, aber auf der anderen Seite verlieren wir eine Menge Zeit, Sichtbarkeit und Energie für die Support- und Managementprozesse.
E-Mail-Postfächer werden als Steuerungs- und Überwachungsinstrument verwendet, aber diese Informationen gehen inmitten des Austauschs und anderer Themen unter.
Die Implementierung eines neuen Prozessmanagement-Tools ist kompliziert, weil die Teams nicht viel Zeit dafür haben und das Gefühl haben, dass ihnen eine zusätzliche Arbeitsbelastung aufgebürdet wird.
Ich entdeckte Perfony, eine kollaborative Plattform, deren Struktur es erlaubt, Prozessschritte zu architektieren und diese mit Aktionsplänen zu operationalisieren.
Wie haben wir Perfony mit meinen Teams eingesetzt?
- In meinem Perfony-Space lege ich für jeden Prozess einen entsprechenden Ordner an, zum Beispiel „Kundenprojektbetreuung“.
- Ich erstelle Unterordner nach Mandanten.
- Ich füge den Dateien alle notwendigen Gesprächspartner als Teilnehmer hinzu, wenn nötig auch Kunden. Die kostenlose Lizenz für Teilnehmer erlaubt eine maximale Öffnung der Börsen.
- Für jede Kundendatei gibt es einen Standard-Aktionsplan, den ich einmal erstelle und als Vorlage speichere. Dann rufe ich für jeden Kunden den Musteraktionsplan auf. Ich trage die Frist ein, und das ganze GANTT wird automatisch erstellt. Alles, was ich tun muss, ist, die Rollen und Verantwortlichkeiten auszufüllen.
- Durch die visuelle Fortschrittsanzeige pro Ordner kann ich auf einen Blick sehen, welche Ordner vorankommen und welche besondere Unterstützung benötigen.
- Für die regelmäßige Überprüfung konnte ich eine Checkliste in den übergeordneten Ordner legen, die es mir ermöglicht, alle Themen zu überprüfen, ohne Gefahr zu laufen, eine wichtige Aktion auszulassen.
- Für Lenkungsausschüsse mit Kunden bietet Perfony mit dem Modul „Meeting“ die Möglichkeit, Aktionen nach Ordnern oder Stichworten aufzurufen, eine Agenda zu strukturieren und vor allem mit einem Klick einen Meetingbericht zu erstellen, der die getroffenen Entscheidungen und den Fortschritt der Aktionen zusammenfasst.
„Mit Perfony wissen wir bei jedem Prozess, wo wir stehen. Wir vergessen nichts, und wir wissen alle, wo wir die richtigen Informationen bekommen.
Die Vision, die Perfony uns von unserem Geschäft gibt, ermöglicht es uns, unser Geschäft wirklich zu führen!“
Vorteile
Zentralisierung
Ein einziges Tool für die Steuerung aller meiner Sekundär- und Managementprozesse: keine Notwendigkeit, viele verschiedene Lösungen zu installieren und darin geschult zu werden.
Alles in Einem
Ich baue die Architektur meiner Prozesse so, wie ich sie in Perfony haben möchte, und mir stehen alle notwendigen Elemente zur Verfügung: Aktionen, P.J., Teilnehmer…
Integration
Mit dem Outlook-Addin verwandle ich eine E-Mail in eine Aktion und lege sie in den entsprechenden Teil des Prozesses. Mit der Registerkarte Teams öffne ich meinen Aktionsplan per Ordner direkt in Teams, während ich gleichzeitig mein Visio mit dem Team und dem Kunden mache.
Interaktiv
Ich teile die Sicht auf den gesamten oder einen Teil eines Prozesses mit den beteiligten Personen, die in Echtzeit interagieren können. Das Management meiner Prozesse ist dynamisch und steht im Einklang mit der betrieblichen Realität meiner Tätigkeit.
Rückgang der E-Mails
Die Aktionen und der Austausch im Zusammenhang mit dem unter Perfony verwalteten Prozess werden direkt in der Plattform, am richtigen Ort und mit den richtigen Personen durchgeführt.
Umfassend
Mit der Ordner- und Unterordneransicht und den dazugehörigen Indikatoren weiß ich direkt, ob ein Teil des Prozesses mehr Aufmerksamkeit verdient, und gleichzeitig bin ich sicher, dass keine wichtige Aktion auf der Strecke bleibt.
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