Evaluación de los resultados de una reunión

1- Principios

Las evaluaciones de las reuniones son activadas por el responsable de la reunión. La evaluación es anónima, no se registra ni guarda ningún dato y la puntuación de la reunión es un resumen de las evaluaciones individuales. La evaluación se codifica por colores (rojo/naranja/verde) en función de 3 criterios:

• Preparación de la reunión
• Cómo funciona
• Lo que surge

La evaluación es sencilla y dura menos de 1 minuto.

2- Funciones y derechos

El piloto (y el copiloto) pueden activar la evaluación al final de una reunión. Ellos mismos pueden evaluar la reunión. A continuación, se invitará a los participantes presentes en la reunión a rellenar un cuestionario en un plazo determinado.

3- Cómo funciona

Al final de una reunión, el responsable de la reunión (o uno de los colíderes) puede iniciar la evaluación de la reunión desde el menú que modifica el estado de la reunión. . A continuación, tendrán que elegir los elementos que componen el informe . A continuación, la reunión se pondrá en evaluación con los botones de evaluación activados . Cada participante presente recibirá una notificación invitándole a evaluar la reunión. El periodo de tiempo durante el cual es posible la evaluación y los límites de la misma son parámetros de la empresa.

A continuación, cada participante puede evaluar la reunión eligiendo entre responder al cuestionario (1 minuto) o utilizar las reglas según los tres criterios clave de evaluación (15 segundos).

Los 3 criterios de evaluación se refieren tanto al trabajo personal como al del grupo. Aportan respuestas a estas preguntas fundamentales:

1. ¿Se preparó bien la reunión?
2. ¿Hemos hablado de los temas adecuados?
3. ¿Sé lo que tengo que hacer?

Al final del tiempo asignado, la evaluación de la reunión estará completa. En la casilla «Rendimiento» de la reunión aparecerán una puntuación y una tendencia. Al hacer clic en la nota, se abre una ventana que muestra los detalles según los tres criterios.

4- Buenas prácticas

Demasiada evaluación mata la evaluación. Si le preocupa el rendimiento de sus reuniones, bastará con realizar evaluaciones sistemáticas cada trimestre o semestre. Esto le permitirá distanciarse lo suficiente sin caer en la trampa de la evaluación rutinaria, que le impide dar una opinión ponderada y reflexiva.

Una de las funciones del management es velar por que la organización en la que evolucionamos sea sana y virtuosa. Por término medio, pasamos 16 años de nuestra vida en reuniones (cifras de Perfony). Es una cifra que merece una seria reflexión sobre los riesgos de deriva y los ámbitos susceptibles de mejora.

La evaluación rojo/naranja/verde, además de ser visual y comprensible para todos, permite al gestor atento centrarse en las reuniones evaluadas en rojo. Un debate con el gestor puede revelar las causas profundas del mal funcionamiento:

• Agenda
• Participante
• Objetivos
• Animación
• …