Importar un plan de acción .xls

El objetivo de esta función es ahorrarle tiempo importando un gran número de acciones desde un archivo .xls a una carpeta de Perfony. Para ello, basta con hacer clic en «…» al final de una línea de la carpeta y elegir el menú «actualizar acciones».

Importar acciones desde un archivo Excel

Los dos primeros submenús, «Descargar plantilla de importación» e «Importar acciones desde plantilla .xls», le permiten importar acciones desde un archivo .xls a su carpeta. Para ello, sus acciones deben estar primero en un archivo de plantilla .xls. Puede descargar esta plantilla haciendo clic en «descargar la plantilla de importación de acciones XLSX». Una vez descargada, abra el archivo y copie/pegue las acciones de su archivo .xls en esta plantilla.

• Las 3 primeras columnas (en rojo) de la plantilla .xls son obligatorias.
• Las columnas A (nombre del expediente), B (estado), D (responsable) y H (prioridad) no son columnas de entrada libre, sino que están disponibles mediante un menú desplegable en la celda.
• Una vez que haya completado sus acciones en este archivo, guárdelo y ciérrelo.

A continuación, en el menú de carpetas de Perfony, haz clic en «Importar acciones desde la plantilla XLSX». En la ventana que se abre, haz clic en «importar el modelo». Se abrirá el gestor de archivos, seleccione el archivo correspondiente y haga clic en «importar».

Una barra de progreso para las acciones de importación y un mensaje de éxito al final le indicarán que la operación se ha completado con éxito. Ahora puedes cerrar esta ventana y encontrar todas tus acciones en tu carpeta Perfony.

Si aparece un mensaje de error, las causas principales son errores en el archivo .xls. Compruebe que no falta ninguna información obligatoria y que la información se ha introducido correctamente. Por ejemplo, para el estado, debe introducir el acrónimo % o la expresión completa «100% (completado)», tal como se indica en el menú desplegable. Si ha introducido a mano el nombre de una persona responsable de una acción, pero esa persona no participa en el expediente, la acción no podrá importarse.

Actualización de un plan de acción Perfony con Excel.

También puedes utilizar una hoja de cálculo Excel para actualizar las acciones de tu carpeta Perfony. Para ello, utilice los otros dos submenús de actualización de acciones: «Descargar la plantilla XLSX para actualizar acciones» y «Actualizar acciones utilizando la plantilla XLSX».

Al hacer clic en «Descargar la plantilla XLSX para actualizar acciones», podrá descargar las acciones de su carpeta perfony en un archivo .xls, actualizarlas desde este archivo y volver a importar este archivo haciendo clic en «Actualizar acciones con la plantilla XLSX».

Esta función puede ser útil para pedir a personas que no participan en el fichero que actualicen las acciones. Porque de lo contrario, en realidad es más rápido actualizar las acciones en Perfony.