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Perfony nos ha permitido reducir el número de correos electrónicos en 100!
GRDF
GRDF es el principal operador de la red de distribución en Francia, que suministra gas natural a más de 11 millones de clientes cada día. GRDF diseña, opera y mantiene la mayor red de distribución de Europa (198.886 km) y la desarrolla en más de 9.500 comunidades, garantizando la seguridad de las personas y los bienes y la calidad de la distribución.
Perfony se ha desplegado en el Servicio de Atención al Cliente del Territorio de Ile de France, y en particular en la Delegación de Gestión y Dirección. Marc Bourion está a cargo del departamento de compras terciarias (pedidos de seminarios, pertenencia a diversas organizaciones o asociaciones, asociaciones) y es responsable de la gestión de pedidos por valor de casi 4 millones de euros.
La empresa
Necesidades del cliente
¿Cuáles son los retos de un departamento de compras?
Los pedidos deben completarse a tiempo
Respetar los plazos de pago de los proveedores según los contratos
Simplificar los intercambios con otras delegaciones
Marc BOURION
Asistente de gestión – Dirección de la gestión de la delegación
GRDF
Los problemas
La solución implementada con Perfony para GRDF
Perfony se implantó a principios de 2016. Nuestra investigación se centró en una herramienta fiable que nos permitiera seguir el progreso del proceso de compra y así evitar tensiones con las delegaciones de pedidos.
Realmente logramos integrar el uso de Perfony en el proceso y ahora, cada solicitud de compra se crea en Perfony en la carpeta correspondiente a cada una de las Delegaciones. El número de identificación único generado por Perfony debe aparecer en el «formulario de requisitos» emitido por una Delegación solicitante. Este número también se exige en las órdenes de compra, para que en caso de dificultad, incluso los proveedores puedan dárnoslo y podamos averiguar fácilmente de qué se trata.
Para la supervisión, compartimos reglas de gestión comunes. Por ejemplo, una acción al 20% es una solicitud de compra vista pero aún no procesada, por encima del 50% es que el procesamiento está en curso, etc… al 80% son las solicitudes de compra procesadas que están esperando la validación del controlador en el sistema de gestión.
A partir de ahora, una solicitud de pago sólo se tiene en cuenta cuando la Delegación la ha formulado como comentario sobre la acción en Perfony.
En la sección de mejores prácticas, también compartimos una nomenclatura común para nombrar las acciones «nombre del proveedor / nombre del evento / importe». Te permite ser extremadamente eficiente y saber a qué atenerte, a veces incluso sin necesidad de abrir una acción.
Por último, los comentarios sirven para intercambiar información sobre el estado de los pedidos. No hay más correos electrónicos que se pierdan o no se dejen y, por tanto, no hay disputas; es un apaciguamiento social. Lo mismo ocurre con los archivos adjuntos, esta parte nos permite agrupar todos los documentos relacionados con una compra en un solo lugar.
¿También tiene demasiados correos electrónicos?
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