Casos de uso
Cómo controlo el pago a proveedores mientras divido por 100 el número de correos electrónicos!
«¡La factura de mi proveedor no está pagada!
– Normalmente no has transferido sus datos bancarios o su número de pedido…
– Deben haberse perdido en los buzones. «
¿Le resulta familiar este tipo de intercambio? Vea cómo nuestros clientes resuelven el problema con Perfony.
Contexto
En nuestra empresa, el departamento de compras utiliza SAP.
Pero el gran problema es que sólo el personal del departamento de compras puede acceder a esta herramienta, por lo que el personal operativo no sabe en qué punto se encuentran sus distintos procesos de compra.
Elegimos Perfony para que sirviera de interfaz de referencia entre los responsables de compras, por un lado, y el personal operativo, por otro, para que pudieran compartir el progreso de un proceso de compra sin sobrecargar su trabajo.
Entre llamadas telefónicas, SMS, WhatsApp, Skype o Teams, correos electrónicos o incluso discusiones en reuniones o hasta en la máquina de café, se hizo imposible seguir las cosas con seriedad y los empleados de Compras tuvieron la impresión de ser acosados.
¿Cómo puedo dar visibilidad a los procesos de compra con Perfony?
- Acordamos una regla común: cada comando corresponde a una acción de Perfony. Incluso tuvimos la idea de incluir el número de acción de Perfony en el número de la orden de pedido. Así es muy fácil orientarse.
- En esta acción, el personal operativo podrá cargar los diferentes anexos que necesitemos: el RIB, la orden de compra, los presupuestos, las facturas, etc… todos los documentos están en el lugar adecuado, no en un disco, ni en correos electrónicos, sino adjuntos a la acción; la información adecuada en el lugar adecuado de una manera.
- Como Perfony ofrece una barra de progreso de 5 pasos (20%, 40%, 60%, 80% y 100%), acordamos una correspondencia entre estos pasos de progreso y los hitos del proceso de compra: por ejemplo, cuando el pedido de compra es validado por la jerarquía y añadido a la acción, lo movemos al 80%, por lo que en Compras sabemos que ahora nos toca ordenar el pago Cuando está hecho, pasamos al 100% y las operaciones saben que el proveedor está pagado.
«Perfony se ha convertido en la puerta de entrada de todo el mundo al departamento de compras. Prácticamente no hay correos electrónicos porque todo el mundo conoce el procedimiento… y, por tanto, todo el mundo ahorra tiempo.
Con Perfony ganamos todos».
Beneficios
Aclaración
Aclaración del proceso. Una única herramienta, accesible para todos y en todas partes, que centraliza la información correcta en el lugar adecuado: no es necesario buscar en todos los medios o GED.
Referencia común
Una referencia común y compartida: «si está en Perfony, está hecho». Si no es así, no está hecho.
Visibilidad
Excelente visibilidad de los procesos de compra actuales. Todo el mundo puede ver dónde se encuentra.
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Si quieres convertirte en el gestor que esperan, si quieres acabar con las reuniones inútiles, si quieres que todo el mundo sepa qué hacer en todo momento, ¡únete al enfoque de Perfony!
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