La méthode PDCA est largement utilisée dans le cadre d’une politique d’amélioration continue. Contribuant à doper l’efficacité d’une organisation indépendamment de son type d’activité, elle est également connue sous le nom de « roue de Deming », reprenant ainsi le nom de son inventeur. Comment cette méthode composée de quatre phases, ses outils, processus et indicateurs peuvent-ils optimiser la mise en œuvre des améliorations les plus pertinentes ? Quelles sont les différentes étapes de ce cycle à suivre ? Nous allons tenter de répondre à toutes ces questions.
Étape 1 : Plan (la planification)
Vous ne serez sans doute pas étonné de lire que la première des quatre phases de la roue de Deming consiste à établir une analyse de la situation. Il s’agit en effet d’identifier clairement les problèmes que vous souhaitez résoudre grâce à un tel travail. Dans un deuxième temps, des objectifs qualitatifs précis devront être fixés. Ce cap à atteindre sera précieux, car il permettra d’établir la liste des ressources nécessaires à la réussite du processus.
L’adhésion des équipes demeure également prépondérante à la réussite de la méthode PDCA. Sensibilisez dès que possible les collaborateurs qui seront impliqués dans le projet. Afin de les intégrer au système avec efficacité et de les motiver, communiquez en amont les objectifs à atteindre. En parallèle, débutez la rédaction du cahier des charges. Ce document devra également estimer les coûts financiers du projet et préciser son planning. Il vous faudra enfin définir des indicateurs de performance qui mesureront les effets des améliorations générées par les nouveaux processus.
Pour réussir cette étape de préparation, vous utiliserez différents outils spécifiques comme le brainstorming, le CATWOE, le 20/80, le diagramme d’Ishikawa (outil visuel gérant les causes influant une situation), les 5 pourquoi ou encore l’arbre et la matrice de décision.
Étape 2 : Do (la réalisation)
Une fois la planification et la préparation du système effectuées, place à la réalisation ! Celle-ci passe aussi bien par les collaborateurs que par le management. Le travail du manager consiste également à veiller au bon respect des dispositions listées dans le cahier des charges et du calendrier.
N’oubliez les indispensables périodes de test avant d’envisager une mise en production de la solution. Le périmètre de cas à vérifier doit être le plus large possible afin de réduire les éventuels bugs et autres effets de bord.
Étape 3 : Check (la vérification)
Commencez par prendre connaissance des résultats des tests. Sont-ils conformes aux attentes définies au cours de la première étape ? Permettent-ils d’envisager une utilisation à grande échelle, voire une généralisation de la solution ? Si au moins une réponse à ces deux questions s’avère négative, il vous sera impossible d’accéder à l’étape suivante. Prenez le temps de comprendre les raisons de cet échec (même partiel) afin d’en tirer les enseignements nécessaires, qui vous permettront sans doute de progresser plus tard.
Un outil pour mettre en œuvre
un processus d’amélioration continue ?
Étape 4 : Act (l’amélioration)
Nous voici désormais à l’ultime étape de la méthode PDCA ! Les précédents succès vous autorisent en effet à déployer la nouvelle solution afin d’en faire bénéficier le plus grand nombre. Ne pensez pas toutefois qu’il s’agit d’une simple formalité. C’est au contraire une tâche nécessitant une certaine organisation.
En fonction de l’importance des enjeux du projet, elle peut faire l’objet d’une budgétisation particulière ou nécessiter un management différent et une formation des collaborateurs. Les actions mises en place peuvent parfois également demander une réorganisation des services. Pour l’optimiser, il est indispensable de mettre en place une véritable politique de conduite du changement. Ne négligez pas non plus l’importance d’une mise à jour de la documentation des différentes procédures impactées.
Une fois la solution réellement déployée, cette dernière étape n’est pour autant pas totalement terminée. Les nouvelles actions ont été conçues pour s’inscrire sur le long terme. Il convient donc d’en mesurer régulièrement la réelle efficacité afin de s’assurer que les effets sont bien en adéquation avec les objectifs définis à l’origine du projet. Si les indicateurs fournissent des résultats peu satisfaisants, même plusieurs mois ou années après la mise en production de la solution, cette étape est alors logiquement considérée comme un échec.
Rigueur et récursivité
Comme tous les autres outils d’amélioration continue, cette méthode implique un strict respect des principes mis en œuvre par son inventeur. Pour résoudre les problèmes et tenir vos objectifs, vous n’aurez d’autres alternatives que de suivre scrupuleusement les quatre étapes. La roue de Deming ne permet pas de sauter l’une des phases ou même d’effectuer un retour en arrière. Pour vous souvenir de cette règle, la roue est d’ailleurs bien souvent représentée accompagnée d’une cale. Celle-ci bloque, de manière symbolique, le déroulement du processus jusqu’au succès de l’étape en cours de traitement. Après la lecture de ce texte, vous savez ce qu’il vous reste à faire pour ôter cette cale !
Enfin, vous devez prendre aussi conscience que cette méthode n’a en réalité pas de fin. À chaque fois que vous finirez la dernière phase du cycle, vous reviendrez instantanément à la première, comme l’exige une logique d’amélioration continue. En pratique, cette méthode consiste donc à définir un plan d’action, à le mettre en application, puis à en tirer tous les enseignements possibles. Ces derniers vous permettront alors d’améliorer le plan initialement utilisé et ainsi de suite jusqu’à la perfection… si celle-ci existe, évidemment !
