Importare un piano d’azione .xls

Lo scopo di questa funzione è di farvi risparmiare tempo importando un gran numero di azioni da un file .xls in una cartella di Perfony. Per farlo, basta fare clic su “…” alla fine di una riga della cartella e scegliere il menu “aggiorna azioni”.

Importazione di azioni da un file Excel

I primi due sottomenu, “Scarica modello di importazione” e “Importa azioni da modello .xls”, consentono di importare azioni da un file .xls nella cartella. A tale scopo, le azioni devono essere contenute in un file modello .xls. È possibile scaricare questo modello facendo clic su “Scarica il modello di importazione delle azioni XLSX”. Una volta scaricato, aprire il file e copiare/incollare le azioni dal file .xls in questo modello.

• Le prime 3 colonne (in rosso) del modello .xls sono obbligatorie.
• Le colonne A (nome del file), B (stato), D (responsabile) e H (priorità) non sono a immissione libera, ma sono disponibili tramite un menu a discesa nella cella.
• Una volta completate le azioni in questo file, salvarlo e chiuderlo.

Quindi, dal menu delle cartelle di Perfony, fare clic su “Importa azioni dal modello XLSX”. Nella finestra che si apre, fare clic su “Importa il modello”. Si aprirà il file manager, si selezionerà il file corrispondente e si farà clic su “Importa”.

Una barra di avanzamento per l’importazione delle azioni e un messaggio di successo alla fine indicano che l’operazione è stata completata con successo. Ora è possibile chiudere questa finestra e trovare tutte le azioni nella cartella Perfony.

Se viene visualizzato un messaggio di errore, le cause principali sono errori nel file .xls. Verificare che non manchino informazioni obbligatorie e che le informazioni siano inserite correttamente. Ad esempio, per lo stato è necessario inserire l’acronimo % o la dicitura completa “100% (completato)” come indicato nel menu a discesa. Se il nome di una persona responsabile di un’azione è stato inserito a mano, ma questa persona non partecipa al file, l’azione non può essere importata.

Aggiornamento di un piano d’azione Perfony con Excel.

È anche possibile utilizzare un foglio di calcolo Excel per aggiornare le azioni nella cartella Perfony. Per farlo, utilizzare gli altri due sottomenu per l’aggiornamento delle azioni: “Scarica il modello XLSX per l’aggiornamento delle azioni” e “Aggiorna le azioni utilizzando il modello XLSX”.

Cliccando su “Scarica il modello XLSX per l’aggiornamento delle azioni”, potrete scaricare le azioni dalla vostra cartella perfony in un file .xls, aggiornarle da questo file e reimportare questo file cliccando su “Aggiorna le azioni con il modello XLSX”.

Questa funzione può essere utile per chiedere a persone che non partecipano al file di aggiornare le azioni. Perché altrimenti è più veloce aggiornare le azioni in Perfony.