L’importanza delle riunioni

I fondamenti delle riunioni: ancora necessari?

In un ambiente aziendale in cui il tempo è una risorsa preziosa, le riunioni sono talvolta percepite come dispendiose o addirittura inutili. Eppure rimangono un pilastro essenziale della collaborazione. Il vero problema non è se tenere o meno una riunione, ma come ottimizzare questo spazio di scambio in modo che diventi una leva per il processo decisionale, l’azione e la performance.

Le riunioni offrono l’opportunità di condividere informazioni, confrontare idee e prendere decisioni informate. Svolgono inoltre un ruolo fondamentale nel monitoraggio dei risultati raggiunti, allineando i team a obiettivi comuni.

La missione di Perfony è semplice: ridurre il tempo dedicato alle riunioni massimizzandone l’impatto.

Tipi e ritmo delle riunioni

Esistono diverse categorie di incontri, ognuna delle quali risponde a esigenze specifiche:

• Rituale: regolare, per garantire un monitoraggio continuo (ad esempio, il Comitato esecutivo).
• Comunicazione: per condividere informazioni importanti con tutto il team.
• Ad hoc: organizzato per trattare un argomento specifico o per soddisfare un’esigenza immediata.
• Crisi: si concentra sulla risoluzione di problemi urgenti.
• Gestione del progetto: coordinare i team, monitorare i progressi e adeguare le azioni.

Ogni tipo di riunione può richiedere un formato diverso. Ad esempio, non tutte le riunioni richiedono un verbale esaustivo. L’importante è adottare la struttura giusta per garantire l’efficienza.

I 3 passi fondamentali per una riunione di successo

Una riunione efficace si basa su una gestione rigorosa in tre fasi: preparazione, svolgimento e follow-up. Quanto meglio sono orchestrate queste fasi, tanto più tempo viene investito.

Preparazione

Si tratta di una fase spesso trascurata ma cruciale. Con Perfony, è possibile :

• Invitate i partecipanti e condividete un ordine del giorno chiaro.
• Rivedere le azioni derivanti dalle riunioni precedenti.
• Fornite i documenti necessari per evitare perdite di tempo.

Come funziona

Durante la riunione, si tratta di :

• Rivedere le azioni in corso.
• Formalizzare le decisioni e le informazioni chiave in un rapporto strutturato.
• Identificare e classificare immediatamente le azioni future.

Monitoraggio

Una riunione raggiunge il suo pieno potenziale solo se le decisioni e le azioni vengono seguite rigorosamente. Con Perfony, potete trasformare rapidamente le decisioni in azioni che vengono assegnate e seguite, in modo che ogni riunione diventi un motore di progresso.

Perfony e il metodo RIDA: strutturare le riunioni

Il metodo RIDA è uno standard collaudato per massimizzare l’efficacia delle riunioni. Offre un approccio chiaro:

• Registrazione: catturare le informazioni essenziali.
• Informazioni: Analizzare i dati per informare la discussione.
• Decisioni: Fare scelte concrete.
• Azioni: tradurre le decisioni in compiti realizzabili.

Perfony integra questo metodo nella sua interfaccia per guidare l’utente in modo naturale attraverso ogni fase.

Intelligenza artificiale e riunioni: una rivoluzione con Perfony

Perfony offre strumenti innovativi per semplificare e automatizzare alcune attività ripetitive:

IA per la formalizzazione delle riunioni

Basta un clic per identificare azioni e decisioni in un testo, grazie a un sistema di icone intuitivo.

Un pulsante AI offre suggerimenti per la riformulazione di un report in formato RIDA, per la generazione di un elenco di decisioni e azioni o per la produzione di un riassunto chiaro e conciso.

Riconoscimento vocale

Grazie al riconoscimento vocale, Perfony può registrare le discussioni e trascriverle automaticamente nei vostri verbali. In questo modo si risparmia tempo prezioso e si mantiene una registrazione accurata delle discussioni.

Trasformate le riunioni in uno strumento strategico con Perfony. Meno perdite di tempo, decisioni più pertinenti e un follow-up migliore per ottenere risultati concreti. Incorporate oggi stesso le migliori pratiche e fate delle vostre riunioni un vero e proprio motore di performance.