Feedback dall’esperienza
La perfezione ci ha permesso di ridurre il numero di email di 100!
GRDF
In qualità di principale gestore della rete di distribuzione in Francia, GRDF trasporta ogni giorno gas naturale a più di 11 milioni di clienti. GRDF progetta, gestisce e mantiene la più grande rete di distribuzione in Europa (198.886 km) e la sviluppa in oltre 9.500 comuni, garantendo la sicurezza delle persone e dei beni e la qualità della distribuzione.
Perfony è stata dispiegata presso il Dipartimento Clienti dell’Ile de France, e in particolare presso la Direzione e la Delegazione di Direzione. Marc Bourion è responsabile del reparto acquisti del terziario (ordinazione di seminari, adesione a varie organizzazioni o associazioni, partnership) ed è responsabile della gestione di quasi 4 milioni di euro di ordini.
L’azienda
Le esigenze del cliente
Quali sono le sfide di un ufficio acquisti?
Gli ordini devono essere completati in tempo.
Rispettare i termini di pagamento dei fornitori in base ai contratti
Semplificare gli scambi con le altre delegazioni
Marc BOURION
Assistente alla gestione – Gestione della delegazione
GRDF
Cosa c’è in gioco
La soluzione implementata con Perfony per GRDF
Perfonia è stato istituito all’inizio del 2016. La nostra ricerca si è concentrata su uno strumento affidabile che ci permettesse di seguire l’andamento del processo di acquisto e quindi di evitare tensioni con le delegazioni che impartiscono gli ordini.
Siamo davvero riusciti ad integrare l’uso di Perfony nel processo e ora ogni richiesta di acquisto viene creata in Perfony nella cartella corrispondente ad ogni Delegazione. Il numero identificativo unico generato da Perfony deve apparire sul “modulo di espressione dei bisogni” rilasciato da una Delegazione richiedente. Questo numero è richiesto anche sugli ordini di acquisto, in modo che, in caso di difficoltà, anche i fornitori possano darlo a noi e possiamo facilmente scoprire di cosa si tratta.
Per il monitoraggio, condividiamo regole di gestione comuni. Per esempio, un’azione del 20% è una richiesta di acquisto che è stata vista ma non ancora elaborata, oltre il 50% è che l’elaborazione è in corso, ecc… l’80% delle richieste di acquisto elaborate sono in attesa di convalida da parte del controllore nel sistema di gestione.
D’ora in poi, una richiesta di pagamento viene presa in considerazione solo quando la Delegazione l’ha formulata come commento all’azione in Perfonia.
Nella sezione delle buone pratiche, condividiamo anche una nomenclatura comune per la denominazione delle azioni “nome del fornitore/nome dell’evento/importo”. Ti permette di essere estremamente efficiente e di sapere a che punto sei, a volte senza nemmeno dover aprire un’azione.
Infine, i commenti vengono utilizzati per lo scambio di informazioni sullo stato degli ordini. Niente più e-mail che si perdono o non vanno via e quindi niente più litigi; è la pacificazione sociale. Come per gli allegati, questa parte ci permette di raggruppare tutti i documenti relativi ad un acquisto in un unico luogo.
Avete anche voi troppe e-mail?
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BENEFICI