Perché?
L’Action Plan Template Saving Tool permette di salvare tutte le azioni in una cartella in modo da poterle riutilizzare in un’altra cartella in seguito.
Questa è una caratteristica che è particolarmente utile, per esempio, se avete le stesse azioni da assegnare in diverse entità, come le concessionarie d’auto per esempio.
È anche molto pratico per i dossier che si presentano ogni anno e i cui piani d’azione sono molto simili, come la partecipazione a una fiera annuale per esempio, o l’organizzazione di un’assemblea generale ecc… Si salva il piano d’azione dell’anno scorso, si crea il file per quest’anno e si importano le azioni prima di personalizzarle. Almeno siamo sicuri di non dimenticare nulla.
Come usarlo in Perfony?
Iniziare a salvare un modello
Nell’esempio seguente, recupereremo il piano d’azione dalla cartella “Management Committee” e lo importeremo nella cartella “Operational Committee”.
Prima di tutto, assicurati di aver cliccato su “i miei file” simboleggiato qui con un ( 1 ). Ora vedi tutte le cartelle di cui sei membro. Cliccate sulla cartella da cui volete fare il vostro backup. Poi clicca sui 3 punti verticali ( 2 ).
Si apre una finestra e si vedono due opzioni. La prima è l’importazione di un modello, e la seconda è il salvataggio di un modello. Clicca su “Salva come modello” e scegli un nome per iniziare a salvare il piano d’azione per la cartella selezionata. Vedi i due screenshot qui sotto.
Avviare l’importazione di un modello
Ora che hai salvato il tuo modello, clicca sulla cartella dove vuoi importare le diverse azioni. Nel nostro caso, viene selezionata la cartella “Comitato operativo”. Si aprirà una finestra, seleziona il backup con il nome che gli hai dato ( 4 ) poi clicca su “Importa”.
Potete ora vedere che tutte le azioni della cartella “Comitato di gestione” sono state importate ( 5 ).
Si prega di notare che le azioni che importate non hanno una data di scadenza, né hanno gestori o partecipanti. Sta a voi definirli in funzione delle persone che hanno accesso alla cartella dove avete importato il vostro modello e delle vostre scadenze.
