De parameters van een map begrijpen

Definitie

Een map is een container waarin deelnemers acties kunnen delen en beheren, met meer of minder informatie over deze acties.

Een map bestaat uit een aantal tabbladen en in dit gedeelte bekijken we het 1e tabblad: “i”-informatie.

Instellingen

Logo: je kunt de documenten die uit je bestanden komen (excel of pdf export) personaliseren met een logo of afbeelding.

Indicatoren: dit deel geeft een gedetailleerd overzicht van het aantal acties en hun uitsplitsing naar voortgang.

Bovenliggende map: hier kun je beslissen om je map te koppelen aan een andere map in je mappenstructuur.

Selectievakjes: er zijn er 6, zoals hun naam al aangeeft, om bepaalde gegevens weer te geven of er rekening mee te houden.

Mapsjabloon: hier kun je kiezen of je een bepaalde sjabloon wilt toevoegen aan je bestand. Ter informatie: met een mapmodel (anders dan de eenvoudige instellingen die we hier zien) kun je aangepaste velden (tags) toewijzen aan acties en rechten toekennen aan deelnemers op basis van hun rol. Een mapsjabloon wordt geconfigureerd in het menu “groep”, zie Doel en maken van een groep.

Dan zijn er velden om de begin- en einddatum van je bestand aan te geven. Hier kun je deze data koppelen aan de data van de acties in je dossier. Deze informatie kan nuttig zijn voor projectbeheer en kan worden gebruikt in het menu “Rapport” om grafieken te maken.

Tot slot vullen twee vrije tekstvelden de informatiepagina van de map aan: “beschrijving” en “memo“.”Je kunt de eerste gebruiken om vaste gegevens met betrekking tot je dossier in te voeren (bv. regels voor dossierbeheer, wie het recht heeft om een actie uit te voeren, hoe samen te werken aan acties) en de tweede (memo) kun je gebruiken om aantekeningen te maken terwijl je bezig bent met je dossier. Dit kan de module “vergadering” vervangen als je de formaliteit van een vergadering niet nodig hebt.