Hoe kunnen we helpen?
De prestaties van een vergadering evalueren
1- Principes
Vergaderingsevaluaties worden getriggerd door de leider van de vergadering. De evaluatie is anoniem, er worden geen gegevens opgeslagen of bewaard en de score van de vergadering is een samenvatting van de individuele evaluaties. De evaluatie heeft een kleurcode (rood/oranje/groen) volgens 3 criteria:
- De vergadering voorbereiden
- Hoe het werkt
- Wat blijkt
De beoordeling is eenvoudig en duurt minder dan 1 minuut.
2- Rollen en rechten
De piloot (en copiloot) kan de evaluatie starten aan het einde van een vergadering. Ze kunnen de vergadering zelf evalueren. De deelnemers aan de bijeenkomst worden dan uitgenodigd om binnen een bepaalde tijd een vragenlijst in te vullen.
3- Hoe het werkt
Aan het einde van een vergadering kan de leider van de vergadering (of een van de co-leiders) de evaluatie van de vergadering starten vanuit het menu dat de status van de vergadering wijzigt . Ze moeten dan de elementen kiezen waaruit het rapport bestaat . De vergadering wordt dan geëvalueerd met de evaluatieknoppen geactiveerd. . Elke aanwezige deelnemer ontvangt een bericht met de uitnodiging om de vergadering te evalueren. De tijdsperiode waarin evaluatie mogelijk is en de evaluatiegrenzen zijn bedrijfsparameters.
Elke deelnemer kan dan de bijeenkomst evalueren door te kiezen om ofwel de vragenlijst te beantwoorden (1 minuut) of om de linialen te gebruiken volgens de drie belangrijkste evaluatiecriteria (15 seconden).
De 3 beoordelingscriteria hebben zowel betrekking op het persoonlijke werk als op dat van de groep. Ze geven antwoord op deze fundamentele vragen:
- Was de vergadering goed voorbereid?
- Hebben we het over de juiste onderwerpen gehad?
- Weet ik wat ik moet doen?
Aan het einde van de toegewezen tijd is de evaluatie van de vergadering voltooid. Er verschijnt een score en een trend in het vak “Prestaties” voor de vergadering. Als je op de score klikt, wordt er een venster geopend met de details volgens de drie criteria.
4- Goede praktijken
Te veel evaluatie doodt evaluatie. Als je je zorgen maakt over de prestaties van je vergaderingen, is het voldoende om elk kwartaal of halfjaar systematisch te evalueren. Dit zal je toelaten om voldoende afstand te nemen zonder in de val te trappen van routine-evaluatie, die je verhindert om een weloverwogen en doordachte mening te geven.
Een van de taken van het management is ervoor te zorgen dat de organisatie waarin we evolueren gezond en deugdzaam is. Gemiddeld besteden we 16 jaar van ons leven aan vergaderingen (cijfers van Perfony). Dit is een cijfer dat serieuze overweging verdient als het gaat om de risico’s van drift en gebieden die voor verbetering vatbaar zijn.
De rood/oranje/groene evaluatie is niet alleen visueel en begrijpelijk voor iedereen, maar stelt de oplettende manager ook in staat om zich te concentreren op de vergaderingen die rood zijn beoordeeld. Een gesprek met de manager kan de hoofdoorzaken van de storing aan het licht brengen:
- Agenda
- Deelnemer
- Doelstellingen
- Animatie
- …