Een .xls-actieplan importeren

Het doel van deze functie is om je tijd te besparen door grote aantallen acties uit een .xls-bestand te importeren in een Perfony-map. Om dit te doen klik je gewoon op de “…” aan het einde van een mapregel en kies je het menu “Acties bijwerken”.

Acties importeren uit een Excel-bestand

Met de eerste twee submenu’s, “Download importsjabloon” en “Importeer acties uit .xls sjabloon”, kun je acties uit een .xls-bestand importeren in je map. Hiervoor moeten je acties eerst in een .xls sjabloonbestand staan. Je kunt deze sjabloon downloaden door te klikken op “download de XLSX actions import sjabloon”. Zodra je het bestand hebt gedownload, open je het en kopieer/plak je de acties uit je .xls-bestand in deze sjabloon.

• De eerste 3 kolommen (in rood) van het .xls-sjabloon zijn verplicht.
• De kolommen A (bestandsnaam), B (status), D (verantwoordelijke) en H (prioriteit) zijn geen vrij te kiezen kolommen, maar zijn beschikbaar via een vervolgkeuzemenu in de cel.
• Zodra je je acties in dit bestand hebt voltooid, sla je het op en sluit je het.

Klik vervolgens in het mappenmenu van Perfony op “Acties importeren uit het XLSX-sjabloon”. Klik in het venster dat wordt geopend op “het model importeren”. Dit zal je bestandsbeheer openen, selecteer het overeenkomstige bestand en klik op “importeren”.

Een voortgangsbalk voor het importeren van acties en een succesbericht aan het einde vertellen je dat de bewerking succesvol is afgerond. Je kunt dit venster nu sluiten en al je acties terugvinden in je Perfony-map.

Als er een foutmelding verschijnt, zijn de belangrijkste oorzaken fouten in het .xls-bestand. Controleer of er geen verplichte informatie ontbreekt en of de informatie correct is ingevoerd. Voor de status moet je bijvoorbeeld de afkorting % invoeren of de volledige formulering “100% (voltooid)” zoals aangegeven in het vervolgkeuzemenu. Als je de naam van een persoon die verantwoordelijk is voor een actie met de hand hebt ingevoerd, maar die persoon is geen deelnemer aan het bestand, dan kan de actie niet worden geïmporteerd.

Een Perfony-actieplan bijwerken met Excel.

Je kunt ook een Excel-spreadsheet gebruiken om de acties in je Perfony-map bij te werken. Gebruik hiervoor de twee andere submenu’s voor het bijwerken van acties: “Download het XLSX-sjabloon voor het bijwerken van acties” en “Acties bijwerken met behulp van het XLSX-sjabloon”.

Door te klikken op “Download het XLSX-sjabloon voor het bijwerken van acties”, kun je de acties uit je perfony-map downloaden in een .xls-bestand, ze bijwerken vanuit dit bestand en dit bestand opnieuw importeren door te klikken op “Acties bijwerken met het XLSX-sjabloon”.

Deze functie kan handig zijn om mensen die geen deelnemer zijn in het bestand te vragen om de acties bij te werken. Want anders is het eigenlijk sneller om acties bij te werken in Perfony.