Gebruikte gevallen
Hoe maak ik mijn processen beheersbaar en operationeel?
Ontdek hoe onze klanten Perfony gebruiken om zichtbaarheid te geven aan zelfs de kleinste processen, zodat ze echt beheerd en operationeel gemaakt kunnen worden.
Context
Als operationeel manager bij een software-uitgever ben ik gewend aan computerprogramma’s en heb ik er al veel getest.
We gebruiken het om de voortgang van de ontwikkeling te volgen, we gebruiken Salesforce voor het CRM-gedeelte, maar aan de andere kant verliezen we veel tijd, zicht en energie voor de ondersteunings- en beheerprocessen.
De e-mailboxen worden gebruikt als sturings- en controle-instrument, maar deze informatie wordt overstemd door de uitwisselingen en andere onderwerpen.
De invoering van een nieuw procesbeheersinstrument wordt bemoeilijkt doordat de teams er niet veel tijd aan kunnen besteden en het gevoel hebben dat zij er een extra werklast bij krijgen.
Ik ontdekte Perfony, een samenwerkingsplatform, waarvan de structuur het mogelijk maakt processtappen te architectureren en ze operationeel te maken met actieplannen.
Hoe hebben we Perfony gebruikt met mijn teams?
- In mijn Perfony ruimte, maak ik een map voor elk proces, bijvoorbeeld “klant project ondersteuning”.
- Ik maak submappen per klant.
- Ik voeg als deelnemers aan de dossiers alle nodige gesprekspartners toe, inclusief de cliënten indien nodig. De vrije licentie voor deelnemers maakt maximale openheid mogelijk.
- Elk cliëntendossier heeft een standaard actieplan dat ik één keer maak en als sjabloon bewaar. Dan, voor elke cliënt, noem ik het standaard actieplan. Ik voer de deadline in, en de hele GANTT wordt automatisch aangemaakt. Ik moet alleen de rollen en verantwoordelijkheden invullen.
- Dankzij de visuele voortgangsindicator voor elk bestand kan ik in één oogopslag zien welke bestanden vorderen en welke speciale ondersteuning nodig hebben.
- Voor de regelmatige evaluatie kon ik een checklist in de bovenliggende map plaatsen, waardoor je alle onderwerpen kunt scannen zonder het risico te lopen een belangrijke actie over het hoofd te zien.
- Voor stuurgroepen met klanten kunt u met de module “vergadering” van Perfony acties oproepen per dossier of trefwoord, een agenda structureren en vooral in één klik een vergaderverslag genereren waarin de genomen beslissingen en de voortgang van de acties worden gegroepeerd.
“Met Perfony weten we voor elk proces waar we staan. We vergeten niets, en we weten allemaal waar we de juiste informatie kunnen vinden.
De visie die Perfony ons geeft op onze business stelt ons in staat om onze business echt aan te sturen!”
Voordelen
Centralisatie
Eén enkel instrument om al mijn secundaire en beheersprocessen te beheren: ik hoef niet meer verschillende oplossingen te installeren en daarvoor opgeleid te worden.
Alles in één
Ik kan de architectuur van mijn processen in Perfony bouwen, en ik zal alle nodige elementen hebben: acties, taken, deelnemers
Integratie
Dankzij de outlook addin maak ik van een e-mail een actie die ik in het juiste deel van het proces zet. Met het tabblad Teams open ik mijn actieplan per map rechtstreeks in Teams op hetzelfde moment dat ik mijn visio doe met het team en de klant.
Interactieve
Ik deel het zicht op het geheel of een deel van een proces met de betrokkenen die in real time kunnen interageren. Het beheer van mijn processen is dynamisch en in overeenstemming met de operationele realiteit van mijn bedrijf.
Vermindering van het aantal e-mails
Acties en uitwisselingen in verband met het door Perfony beheerde proces gebeuren rechtstreeks op het platform, op de juiste plaats en met de juiste personen.
Uitputtend
Met de map- en submapweergave en de bijbehorende indicatoren weet ik onmiddellijk of een onderdeel van het proces meer aandacht verdient en kan ik er tegelijk zeker van zijn dat geen enkele belangrijke actie blijft liggen.
Meer toepassingen?
Ontdek andere toepassingen van Perfony in succesvolle teams.
Hoe kan ik de betaling van leveranciers beheren terwijl ik het aantal e-mails deel door 100
Hoe beheer ik het RGPD proces met Perfony zonder iets te vergeten
Hoe ik de efficiëntie van mijn CODIR verbeter en ik de besliste acties piloot.
Ontdek Perfony
Als je de manager wilt worden die ze verwachten, als je een einde wilt maken aan nutteloze vergaderingen, als je wilt dat iedereen te allen tijde weet wat hij moet doen, doe dan mee met de Perfony-aanpak!
0 spam, 0 inzet, 0€.