Avaliação do desempenho de uma reunião

1- Princípios

As avaliações da reunião são acionadas pelo líder da reunião. A avaliação é anônima, nenhum dado é registrado ou salvo e a pontuação da reunião é um resumo das avaliações individuais. A avaliação é codificada por cores (vermelho/laranja/verde) de acordo com 3 critérios:

• Preparação para a reunião
• Como funciona
• O que surge

A avaliação é simples e leva menos de 1 minuto.

2- Funções e direitos

O piloto (e o copiloto) podem acionar a avaliação no final de uma reunião. Eles mesmos podem avaliar a reunião. Os participantes presentes na reunião serão convidados a preencher um questionário em um determinado período de tempo.

3- Como funciona

No final de uma reunião, o líder da reunião (ou um dos co-líderes) pode iniciar a avaliação da reunião no menu que modifica o status da reunião . Em seguida, eles terão que escolher os elementos que compõem o relatório . A reunião será então colocada em avaliação com os botões de avaliação ativados. . Cada participante presente receberá uma notificação convidando-o a avaliar a reunião. O período de tempo durante o qual a avaliação é possível e os limites de avaliação são parâmetros da empresa.

Cada participante pode então avaliar a reunião escolhendo responder ao questionário (1 minuto) ou usar as réguas de acordo com os três principais critérios de avaliação (15 segundos).

Os três critérios de avaliação estão relacionados tanto ao trabalho pessoal quanto ao do grupo. Eles fornecem respostas a essas perguntas fundamentais:

1. A reunião foi bem preparada?
2. Falamos sobre os assuntos certos?
3. Eu saio sabendo o que tenho que fazer?

Ao final do tempo alocado, a avaliação da reunião estará concluída. Uma pontuação e uma tendência aparecerão na caixa “Desempenho” da reunião. Clicar na pontuação abre uma janela que mostra os detalhes de acordo com os três critérios.

4- Boas práticas

O excesso de avaliação mata a avaliação. Se você estiver preocupado com o desempenho de suas reuniões, será suficiente realizar avaliações sistemáticas a cada trimestre ou semestre. Isso permitirá que você se distancie o suficiente sem cair na armadilha da avaliação rotineira, que o impede de dar uma opinião ponderada e cuidadosa.

Uma das funções da gerência é garantir que a organização na qual evoluímos seja saudável e virtuosa. Em média, passamos 16 anos de nossas vidas em reuniões (dados da Perfony). Esse é um número que merece ser seriamente considerado em termos de riscos de desvio e áreas para aprimoramento.

A avaliação vermelho/laranja/verde, além de ser visual e compreensível para todos, permite que o gerente atento se concentre nas reuniões avaliadas em vermelho. Uma discussão com o gerente pode revelar as causas principais do mau funcionamento:

• Agenda
• Participante
• Objetivos
• Animação
• …