Criar uma nova reunião

Se levarmos em conta a distinção entre“instâncias”e“eventos“, temos que nos perguntar o que você realmente quer fazer?

Criar um novo “corpo de decisão”? ou acrescentar uma data de reunião a um fórum já existente?

Em ambos os casos, abra o menu “Reunião” à esquerda, depois “Nova reunião” com o botão à direita.

Na página que aparece, você poderá escolher entre estas duas opções.

Criar uma nova “reunião do órgão de decisão

Ao escolher “nova reunião”, você pode agora acrescentar uma nova instância de decisão em seu iPerfony.

Há 4 blocos de informações que podem ser completados.

O nome

Primeiro, você deve nomear sua reunião: COMEX, COPIL, COMOP, XYZ Project Meeting… Esta é a única informação necessária para criar o corpo. Todas as outras informações podem ser processadas posteriormente.

Além do nome, você pode acrescentar uma descrição da reunião que ajudará todos a se lembrarem por que a reunião está sendo realizada.

Os participantes e seus papéis

Você também pode acrescentar as pessoas que serão convidadas a se encontrar.

Abra o menu suspenso ou digite o início de um nome e escolha a pessoa em questão. Se seu convidado ainda não estiver registrado em seu iPerfony, você poderá criá-lo automaticamente através da validação após digitar seu nome. Lembre-se de que adicionar participantes é totalmente gratuito!

Graças aos 2 menus suspensos, você poderá determinar quem é o gerente e quem está liderando a reunião com você.

Data, hora, freqüência e local

Agora você pode definir a data e a hora do primeiro “evento” usando os menus drop-down.

Se você já sabe a freqüência de seus eventos futuros, clique no botão “cogwheel” para planejar uma periodicidade.

Link para planos de ação.

O objetivo desta seção é permitir que você ligue sua reunião e as ações que deseja que sejam seguidas pelo órgão decisório que será convocado.

Há várias possibilidades

1. Crie automaticamente uma pasta com o mesmo nome de seu órgão decisório: por exemplo, você terá uma reunião “COMEX” e uma pasta “COMEX”.
   As ações decididas serão acrescentadas ao plano de ação deste novo dossiê.
2. Vincular a reunião com uma ou mais pastas existentes. Um clique no campo de entrada permite que você escolha a(s) pasta(s) que você irá pilotar durante esta reunião.
3. Use múltiplos critérios para exibir um plano de ação personalizado. Escolha entre pastas e temas para exibir apenas as ações que você deseja.
4. Não se vincule a um plano de ação. Terá a oportunidade de o fazer mais tarde.