Importar um plano de ação .xls

O objetivo desse recurso é economizar seu tempo importando um grande número de ações de um arquivo .xls para uma pasta do Perfony. Para fazer isso, basta clicar em “…” no final da linha de uma pasta e escolher o menu “atualizar ações”.

Importação de ações de um arquivo do Excel

Os dois primeiros submenus, “Download import template” (Baixar modelo de importação) e “Import actions from .xls template” (Importar ações do modelo .xls), permitem importar ações de um arquivo .xls para a pasta. Para fazer isso, suas ações devem primeiro estar em um arquivo de modelo .xls. Você pode fazer download desse modelo clicando em “download the XLSX actions import template” (fazer download do modelo de importação de ações XLSX). Após o download, abra o arquivo e copie/cole as ações do arquivo .xls nesse modelo.

• As três primeiras colunas (em vermelho) do modelo .xls são obrigatórias.
• As colunas A (nome do arquivo), B (status), D (pessoa responsável) e H (prioridade) não são colunas de entrada livre, mas estão disponíveis por meio de um menu suspenso na célula.
• Depois de concluir suas ações nesse arquivo, salve-o e feche-o.

Em seguida, no menu de pastas do Perfony, clique em “Import actions from the XLSX template” (Importar ações do modelo XLSX). Na janela que se abre, clique em “importar o modelo”. Isso abrirá o gerenciador de arquivos, selecione o arquivo correspondente e clique em “importar”.

Uma barra de progresso para a importação de ações e uma mensagem de sucesso no final informarão que a operação foi concluída com êxito. Agora você pode fechar essa janela e encontrar todas as suas ações na pasta Perfony.

Se for exibida uma mensagem de erro, as principais causas são erros no arquivo .xls. Verifique se nenhuma informação obrigatória está faltando e se as informações foram inseridas corretamente. Por exemplo, para o status, você deve inserir o acrônimo % ou o texto completo “100% (concluído)”, conforme indicado no menu suspenso. Se você tiver inserido manualmente o nome de uma pessoa responsável por uma ação, mas essa pessoa não for um participante do arquivo, a ação não poderá ser importada.

Atualização de um plano de ação da Perfony com o Excel.

Você também pode usar uma planilha do Excel para atualizar as ações na pasta Perfony. Para isso, use os dois outros submenus para atualizar ações: “Download the XLSX template for updating actions” e “Update actions using the XLSX template”.

Ao clicar em “Download the XLSX template for updating actions”, você poderá fazer o download das ações da pasta perfony em um arquivo .xls, atualizá-las a partir desse arquivo e reimportar esse arquivo clicando em “Update actions with the XLSX template”.

Essa função pode ser útil para solicitar que pessoas que não são participantes do arquivo atualizem as ações. Caso contrário, é realmente mais rápido atualizar as ações no Perfony.