Comment gérer ses priorités au travail ?
Quelles méthodes pour gérer ses priorités ?
Il existe de nombreuses façons d’améliorer la gestion de vos priorités. Parmi ces méthodes certaines sont plus ou moins faciles à utiliser et plus ou moins connues comme :
- Le classement par notation
- La matrice d’Eisenhower
- Le classement A-B-C-D
- La méthode NERAC
- La méthode MoScoW
- Le principe de Pareto
- La méthode des comparables
Ces méthodes contribueront à une bonne organisation des tâches, tant individuelles que collectives, au sein de la société. Chaque approche a son propre mode de fonctionnement et il est certain que vous en trouverez au moins une qui correspond à votre mode de travail et qui pourra vous être utile.
La matrice d’Eisenhower
Parmi les méthodes mentionnées précédemment, la matrice d’Eisenhower est certainement l’une des plus efficaces et faciles à mettre en œuvre. C’est aussi la plus renommée. Elle permet d’identifier les actions qui doivent être menées en premier lieu par une évaluation de l’urgence et l’importance de ces dernières.
Cette matrice d’Eisenhower est issue des réflexions de Dwight D. Eisenhower qui a eu l’occasion de gérer des situations particulièrement critiques dans sa carrière ! C’est une matrice à 2 entrées : urgence et importance. Cette matrice a prouvé son efficacité et sa simplicité d’utilisation à travers les années.
La matrice d’Eisenhower est divisée en 4 quadrants qui indiquent à quel moment l’action doit être effectuée. Toutefois, avant d’aborder les quadrants, il faut d’abord revenir à la notion d’urgence et d’importance afin de comprendre la différence entre les deux. Les quatre quadrants sont :
- Faire: ce qui est important et urgent
- Planifier: ce qui est important, mais pas urgent
- Déléguer: ce qui n’est pas important mais urgent
- Supprimer: ce qui n’est ni important et ni urgent
Vous pouvez donc créer votre propre matrice, mais vous pouvez aussi en trouver disponibles sur internet dans de nombreux format de fichier. La version Excel de la matrice d’Eisenhower est certainement la plus pratique à utiliser, mais une simple feuille de papier peut tout aussi bien faire l’affaire.
Quels conseils pour mieux gérer ses priorités ?
Être une personne organisée, c’est être capable de gérer ses priorités. Une fois les priorités établies, le stress et la perte de temps diminueront, tandis que l’efficacité s’accroîtra. Afin de gérer efficacement les priorités, comme pour toute action de développement personnel, il faut accepter le changement et s’astreindre à respecter de nouvelles règles. Pour entamer ce changement, il existe des conseils faciles à mettre en œuvre pour mieux gérer ses priorités.
- Respecter la règle des 2 minutes
- Lister les actions
- Manger la grenouille (Eat the frog)
- Apprendre à dire non
- Effectuer une seule tâche à la fois
- Prévoir des « focus time »
- Éliminer les distractions et supprimer les alertes
- Planifier des moments de respiration dans la journée
- Organiser vos journées
Ces 9 conseils vous aideront non seulement au travail, mais aussi dans votre vie quotidienne. Tous ces conseils sont simples à mettre en place, mais il faut un peu de rigueur pour voir un véritable avantage à long terme. Parmi ces conseils, tout le monde peut en trouver un ou plusieurs qui seront le plus appropriés à la méthode de travail déjà en place.
Quels outils pour mieux gérer ses priorités ?
Il existe de nombreux outils pour vous aider mieux gérer vos priorités, mais ils ne sont pas tous efficaces et chacun possède ses propres spécificités pour des résultats parfois très différents.
Pour trouver, l’outil qui fera de vous un as de la gestion des priorités sachez qu’il doit comporter 12 fonctionnalités indispensables :
- la création de listes d’actions,
- la priorisation dans le temps,
- la détermination de l’urgence et de l’importance,
- la visualisation et le tri des plans d’action,
- la possibilité de déléguer,
- la distinction les tâches à faire des tâches à déléguer,
- le découpage des actions trop importantes en actions plus petites,
- l’identification des retards,
- la manipulation des plans d’action,
- la recherche des actions masquées, endormies ou anciennes,
- l’accès aux plans d’action à tout moment
- l’analyse des données des plans d’action.
Veillez également à ce que toutes les fonctionnalités, si elles sont présentes, aient une explication pour vous aider à mettre votre travail dans l’outil.
Getting Things Done VS Pomodoro
Il y a deux autres méthodes très célèbre de gestion des priorités qui sont :
- la méthode « Getting Things Done »
- la méthode « Pomodoro »
Elles ont pour but de faire gagner en efficacité dans la gestion des priorités et du temps au travail ou en dehors.
Ces méthodes sont présentées dans de nombreux articles disponibles en ligne ou dans des ouvrages spécialisés. Mais c’est certainement votre capacité à associer ces méthodes et à prendre en compte les conseils qui vous fera gagner réellement en efficacité.
