Qu’est ce que la matrice d’Eisenhower ?
À l’origine de la matrice d’Eisenhower il y a l’objectif de nous aider à répondre la question suivante :
Comment gérer efficacement mon temps en déterminant correctement mes priorités ?
En effet, la matrice d’Eisenhower est un outil qui permet de déterminer quelles sont les tâches prioritaires à accomplir pour remplir vos objectifs.
Cette matrice se présente sous la forme de deux axes perpendiculaires, dont l’un évalue l’importance et l’autre l’urgence d’une action. L’intersection de ces deux axe nous permet de distinguer quatre quadrants différents les uns des autres.
- Le premier quadrant est utilisé pour les tâches importantes et urgentes, ce sont donc les tâches à Faire.
- Le deuxième quadrant est pour les tâches importantes, mais pas urgentes qui représente les tâches à Planifier.
- Le troisième quadrant est pour les tâches urgentes, mais pas importantes, qui sont donc à Déléguer.
- Et enfin les quatrièmes et dernier quadrant pour les tâches pas importantes et pas urgentes qui sont à Supprimer.
Matrice d’Eisenhower : Explication
Pour savoir gérer son temps et ses priorités et ainsi être plus efficace, grâce à la matrice d’Eisenhower, il faut d’abord une petite explication de chaque partie (ou quadrant) de la matrice : Faire – Planifier – Déléguer – Supprimer.
Faire
Les tâches qui seront présentes dans ce quadrant sont les tâches les plus importantes et qui doivent être faites rapidement. Ce sont les tâches qui sont cruciales pour le projet et qui permettent d’atteindre les objectifs qui ont été fixés.
Une fois la tâche affectée à ce quadrant, il faut la faire au plus tard le lendemain, cela reprend le principe de Mark Twain « Eat the frog » littéralement « manger la grenouille » qui recommande de faire la tâche la plus importante en première dès le début de la journée.
Planifier
Les tâches qui sont dans ce quadrant sont les tâches qui permettent au projet d’avancer mais il n’y a pas de date limite pour les faire. Elles sont importantes, mais non urgentes. Un très grand nombre de tâches rentrent dans ce quadrant, ça peut être les courriels, l’élaboration d’un plan d’action, une formation, etc…
Si une action entre dans ce quadrant, il faudra donc la planifier dans le temps pour que sa réalisation n’empiète pas sur des taches plus urgentes. La planification des tâches de ce quadrant devrait être faites sur les semaines qui suivent. Il est préférable de s’organiser pour que le maximum de tâches importantes ne soient pas urgentes pour qu’elles se retrouvent dans ce quadrant car ça permet de simplifier fortement sa gestion du temps et ne pas être en permanence sous pression.
Déléguer
Dans ce quadrant nous trouverons les tâches qui seront urgentes, donc avec une limite de temps assez courte, mais peu importantes. Ainsi, puisqu’elles nécessitent une exécution rapide, mais que leur enjeux est faible, il convient de les déléguer à d’autres personnes de confiance qui auront la bande passante pour les traiter rapidement.
Attention, ces tâches peuvent être très perturbatrices, car consommatrice de temps, mais pour un de résultat à faible enjeux. Cela peut être le traitement d’un appel, courriel ou encore la création d’une réunion. Toutes les tâches qui n’auront aucun impact sur votre travail doivent être présentes dans ce quadrant.
Supprimer
Dans ce dernier quadrant vous mettez les tâches qui n’ont qu’un faible intérêt à être faites autant pour vous que pour vos collègues. Ces tâches n’aident pas à remplir directement vos objectifs et n’ont que peu d’impact sur le projet. Dans la mesure du possible, il est donc recommandé de les éliminer afin de ne perdent de temps.
Cela peut être, une recherche excessive du détail, des validations superflues, une procédure inutile, etc… En plus du temps perdu à les réaliser, il vous faudra autant de temps ensuite pour vous reconcentrer sur une tâche vraiment importante.
Téléchargez ici une matrice d’Eisenhower
fonctionnelle au format Excel
Les bénéfices de la matrice d’Eisenhower
La matrice d’Eisenhower permet donc d’exprimer graphiquement son plan d’action et offre une visualisation simple mais terriblement efficace qui permet de mieux gérer son temps et ses priorités au travail.
En la mettant en place vous aller pouvoir vous concentrer sur les tâches qui ont le plus d’impact sur votre projet et vos objectifs. La matrice d’Eisenhower permet en grande partie de gagner du temps au travail et de ne pas être tout le temps surchargé et stressé, car il faut faire plusieurs choses à la fois.
Les limites de la matrice d’Eisenhower
Comme toutes méthodes, la matrice d’Eisenhower a ses limites car elle est une représentation simplifiée de votre réalité qui elle est complexe.
Sa première limite réside dans la nécessité de bien comprendre la différence en urgence et importance, notions trop souvent mélangées ou amalgamées par la force des mauvaises habitudes.
Par ailleurs, c’est une méthode exigeante, car elle impose de prendre le temps d’analyser ses actions et d’y revenir régulièrement puisque les degrés d’urgence et d’importance peuvent évoluer dans le temps, et en fonction du contexte, ou encore en fonction de l’évolution possible de objectifs.
Enfin, il faut faire attention au nombre de tâches que l’on met par quadrant A, car il n’est pas réaliste d’affecter toute ses actions au premier quadrant. Ceci annulerai totalement les effets bénéfiques de la matrice d’Eisenhower.
Pour essayer vous aussi d’organiser vos priorités efficacement, nous vous proposons de télécharger un modèle de matrice d’Eisenhower dans le format de votre choix.
Comment mieux gérer ses priorités aux travail ?
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