Une étude publiée il y a quelques temps révélait que plus de la moitié des cadres avouent s’être déjà endormis en réunion.

L’information pourrait prêter à sourire, si elle n’était pas révélatrice d’un dysfonctionnement chronique et majeur de ce qui est pourtant un temps fort de toute organisation : les réunions.

Comme chez Perfony on est très sympa, voici 3 astuces pour que vos réunions soient « éveillantes » !

Et comme on est SUPER SYMPA chez Perfony, on vous promet qu’on va sortir un peu des sentiers battus et des poncifs du genre « trouvez un horaire qui convient à tout le monde » ou « choisissez bien vos participants »… (je ne sais pas pour vous, mais nous on n’en peut plus de lire toujours les mêmes choses, avec un intérêt somme toute assez limité !)

Combien de fois avez-vous entendu (ou combien de fois vous êtes-vous dit à vous-même) « mais pourquoi je suis à cette réunion ??? J’ai un milliard de choses à faire et je suis coincé ici à écouter des sujets qui en me concernent pas… »

Ça vous semble familier ? Normal, nous sommes plus de 84% à déjà avoir eu cette désagréable impression.

Alors bien sûr, vous ne pourrez pas faire grand-chose pour les réunions qui vous sont imposées, vous êtes en revanche le maitre de vos propres réunions. A vous ne pas imposer le même calvaire à vos participants.

Astuce 1 : Affectez un responsable à chaque point de l’ordre du jour

On ne va pas s’étendre sur la nécessité de faire un ordre du jour. C’est le genre d’évidence qui sont habituellement partagées dans les articles sur le thème des réunions efficaces comme si c’était une nouveauté ou une formule magique détenue par les membres d’un club ultra privé dirigé par les managers le plus charismatiques de la planète… On va se parler franchement et si vous ne faites pas d’ordre du jour à vos réunions, alors pas besoin de chercher plus loin pourquoi tout le monde s’y endort… Vous pouvez reprendre « la réunion pour les nuls » en commençant à la page 1. Il n’est jamais trop tard pour apprendre.

Par ailleurs, puisqu’on en parle, il semble toujours opportun de rappeler que vous devez PARTAGER CET ORDRE DU JOUR AVEC TOUS LES PARTICIPANTS !!!

La plupart d’entre vous se diront que c’est évident et pourtant… vous seriez surpris de constater le nombre de personnes qui finalisent l’ordre du jour 10 minutes avant la réunion, dans le métro sur l’application « Notes » du smartphone, ou sur leur petit cahier en mangeant leur sandwich poulet-crudités ou une salade tofu-quinoa.

Autant dire que pour les participants, c’est totalement impossible de préparer quoi que ce soit puisqu’ils n’ont pas été informé AVANT.

Ce petit rappel fait, revenons à l’objet même de cette partie : « affecter un responsable à chaque point de l’ordre du jour ».

Jusqu’à présent, pour composer vos ordres du jour, vous listiez simplement les points que vous souhaitiez aborder les uns à la suite des autres.

On vous conseille fortement d’aller plus loin et de préciser pour chaque point : une durée prévue (afin d’éviter que le chrono ne dérape), et pourquoi pas ajouter également un indicateur d’importance (afin de simplifier votre séquençage… les points importants au début, tant que tout le monde est concentré, et les points moins importants après).

Enfin, même si nous ne doutons pas de vos super pouvoirs, vous ne pouvez pas tout faire, tout seul. Alors puisqu’il faut apprendre à déléguer, pourquoi ne pas commencer par confier la responsabilité de chaque point de l’ordre du jour à des participants ?

Cette idée présente de nombreuses vertus.

• Ça montre déjà que vous faites confiance et que vous savez donner des responsabilités à tout le monde.
• Les participants devant animer un point seront inévitablement plus impliqué dans la réunion.
• Les réunions seront mieux préparées puisque chacun devra y consacrer du temps et en conséquence les discussions seront beaucoup plus enrichissante.

Astuce 2 : Interdire les Powerpoint

Voilà c’est dit. PowerPoint est un tueur de réunion. Et franchement, même avec la plus grande mauvaise fois on ne peut pas dire que ce soit la faute de Microsoft. Ils ont fait un bon logiciel, mais qui est utilisé n’importe comment.

Tout le monde se prendre pour Steve Job, mais regardez comment le fondateur d’Apple faisait ses slides pour ses présentations

On ne va pas se mentir, en général on trouve plutôt ça…

On ne va pas s’étendre sur les défauts de ces exemples qui sont déjà des insultes au bon sens d’une part et un camouflet au bon gout mais retenons tout de même ceci :

• La personne qui prépare une présentation va y passer du temps alors que le plus souvent les idées qu’elle doit partager peuvent simplement s’énoncer oralement,
• Le message à passer sera souvent déformé pour pouvoir rentrer dans les modèles de présentation,
• La projection d’une présentation crée un « effet tunnel » puisque tous les participants vont chercher à lire le texte au lieu d’écouter l’animateur,
• Avec un support visuel, la communication est à sens unique : l’animateur parle aux autres. La présentation freine les échanges,
• Enfin, si une personne a 10 minutes pour animer un sujet, elle va consacrer les 10 minutes à sa présentation (souvent plus) et il ne restera donc aucun temps d’échange.

Il y a encore un énorme avantage à interdire les PowerPoint. En étant inflexible sur cette règle, vous ne risquez plus de vous blesser des yeux avec des slides écrit en police Comic Sans MS ou incluant des ClipArt.

Ce point peut paraitre anecdotique, mais je vous invite à lire cet article https://detours.canal.fr/powerpoint-dangereux-inutile/qui explique très bien les risques de PowerPoint.

Bref, retenez que pour économiser du temps avant et pendant la réunion, et pour gagner en clarté et en compréhension, il est préférable d’interdire les présentations.

Astuce 3 :Regrouper tous les documents dans un seul et unique répertoire partagé !

Dans le paragraphe précédent, nous vous conseillions d’éradiquer les PowerPoint de vos réunions. Mais attention, cela ne veut pas dire qu’il faut proscrire tous les documents ou tous les supports.

Commençons par le commencement : « Pourquoi allons-nous en réunion ? »

La bonne réponse est : « Pour prendre des décisions ! ». (Les meilleurs élève de la classe auront ajouté « et pour transformer ces décisions en actions ».)

Or donc, pour prendre ces fameuses décisions, il faut bien s’appuyer sur des éléments concrets : un tableau de reporting des ventes, un contrat, un devis, une carte des implantations, des propositions de créations graphiques et j’en passe.

Et quand ils consultent des documents les participants sont actifs et donc ne dorment pas ! Ils prennent part en pleine conscience au processus de décision et y adhéreront d’autant plus facilement qu’ils auront eu en mains les éléments de cette prise de décisions.

Donc il est nécessaire d’avoir ces documents à portée de main. Mais on sait tous comment ça se passe :

• la personne qui devait apporter les créations graphiques n’a plus que 2% de batterie dans son ordinateur,
• le responsable des ventes ne peut pas accéder à son CRM depuis l’ordinateur qui est connecté au video projecteur et son ordinateur n’a qu’un port VGA pour partager son écran, alors que le video projecteur lui n’a qu’un port HDMI,
• le devis est sur une clé USB qu’on ne retrouve pas,
• le juriste a perdu le contrat dans le fouillis inextricable du système de partage documentaire,
• et impossible d’accéder à la carte des implantations de l’entreprise, puisque dans la salle de réunion… il n’y a plus de wifi !!!

On est d’accord, le trait est un peu forcé. Mais qui ne s’est jamais retrouvé dans l’un de ces situations ? Et combien de temps perdons nous à chaque réunion pour retrouver les bons documents nécessaires à la prise de décisions ?

Alors simplifiez-vous la vie ! Chaque responsable de point de l’ordre du jour est responsable également de mettre dans un répertoire partagé les documents nécessaires pour la réunion. C’est aussi ça, préparer une réunion !

Et les avantages sont nombreux :

• Pas besoin de changer l’ordinateur qui projette,
• Tout le monde a accès aux documents avant, pendant et après la réunion,
• Pas de problème de format de fichier, de wifi qui débloque, de clé USB égarée ou encore de document perdu dans l’éther du partage documentaire,
• Un même niveau d’information pour tous.

Conclusion : pour des réunions moins soporifiques : CHANGEZ !!!

C’est sans doute le meilleur conseil à retenir. Les mêmes causes produisant généralement les mêmes effets, si on s’endort durant vos réunions, il est impératif de changer au point un paramètre :

• L’horaire : essayer de mettre votre réunion le matin plutôt que juste après le déjeuner
• Le lieu : baisser le chauffage pour éviter l’engourdissement, prévoir une salle assez grande pour que tout le monde puisse se voir.
• Les participants : limiter le nombre d’invités pour que tout le monde puisse être actif et contribuer à la réussite de la réunion

Bref, n’ayant pas peur du changement. De toute manière votre seul risque, c’est de réussir.

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