Vous êtes en pleine réunion et vous surprenez l’un des vos collaborateurs qui pique du nez, un autre qui tente, l’air de rien, de jeter un œil sur son smartphone (dans le meilleur des cas c’est pour vérifier ses emails, mais la plupart du temps ce sera surtout pour passer au niveau suivant dans Candy Crush !) et un troisième qui, le nez à la fenêtre, ne fait même plus l’effort de faire semblant d’être intéressé par ce que se passe dans la salle… le constat est clair, cette réunion est un flop monumental.

(Attention : toute ressemblance avec des personnages existants ou ayant existés serait totalement volontaire)

Voici quelques conseils pour donner un second souffle à vos réunions et pour vous aider à remobiliser vos équipes.

1- La transition positive.

Il y a 2 minutes tout le monde discutait de tout et de rien, et maintenant il vous faut obtenir l’attention et la concentration de tous. Plutôt que d’attaquer directement par le premier point de l’ordre du jour, prenez 3 minutes pour faire une transition plus douce.

Démarrez un tour de table durant lequel, tous ceux qui le souhaitent, pourront partager une bonne nouvelle avec l’assemblée.

Les bénéfices :

• Faire une transition en douceur entre les discussions précédentes et les points de l’ordre du jour.
• Orienter l’état d’esprit de tout le monde dans un mode « partage ».
• Donner aux échanges un ton bienveillant et positif.
• Offrir une minute d’expression à chacun et facilitera ensuite la prise de parole par les moins expansifs.
• Enfin, permettre à quelqu’un qui a une information très importante à partager à le faire de tout suite, ce qui lui libérera l’esprit et lui permettra d’être « focus » avec vous sur les prochains sujets.

2- Le totem.

La réunion a bien commencé et tout va bien mais rapidement vous vous apercevez que 2 participants monopolisent la totalité du temps de parole et qu’ils ont réponse à tout.

Donc soit vous vous êtes trompés et les autres participants n’ont rien à faire là et vous leur faites perdre leur temps, soit il vous revient de leur donner la parole pour qu’il puisse apporter leur pierre à l’édifice.

Pour faciliter les échanges, pas besoin d’un timer et d’un calcul minutieux des temps de parole comme pour les élections, mais choisissez un objet – une balle, un foulard, une peluche voire même le feutre du tableau – et instaurez la règle suivante : pour parler, il faut avoir le totem.
Les participants se passeront le totem pour pouvoir parler et vous pourrez également l’intercepter pour le remettre à ceux qui s’expriment le moins.

Les bénéfices :

• Créer des l’interactions en passant un objet
• Améliorer l’écoute puisqu’une seule personne parle à la fois
• Donner la parole aux participants les plus discrets

3- Le jeu des rôles.

Quoi de plus ennuyeux qu’une réunion où tout le monde est d’accord. Dans ce cas, la réunion était inutile, ou bien toutes les hypothèses n’ont pas été explorées lors de la prise de décision.

Pour dynamiser les échanges, attribuer des rôles contradictoires aux participants. Cette idée s’inspire de la méthode des 6 chapeaux.  L’un devra donc défendre un point de vue critique, l’autre cherchera à motiver les raisons positive etc…

Pensez à faire tourner les rôles pour garder chacun vigilant.

Les bénéfices :

• Stimuler les échanges
• Mieux envisager les incidences d’une décision
• Obtenir un consensus plus solide

4- Évaluer les réunions.

C’est la base de tout projet d’amélioration. Si vous constatez trop régulièrement que vos participants papillonnent ou bien font tout autre chose que d’apporter leur contribution à la réunion, provoquez une évaluation pour déterminer les causes du problème. Un horaire inadapté ? Une fréquence trop ou pas assez soutenu ? Trop de participants ? Une mauvaise information sur l’ordre du jour ?

Faites circuler un petit questionnaire anonyme à la fin de chacune de vos réunions afin de connaître vos défauts et de pouvoir les corriger.

Les bénéfices :

• Démontrer votre volonté d’améliorer les choses et votre refus du status quo
• Impliquer les participants dans la démarche de changement
• Développer vos capacités de manager.

5- Casser le moule.

La routine est sans doute l’une des principales causes d’ennui lors d’une réunion. Toujours les mêmes têtes, les mêmes jours à la même heure, au même endroit pour parler de la même chose…

Rien de plus facile que d’y remédier… « Changez ! »

Changez de salle pour une fois, invitez un intervenant, faite une réunion de 30 minutes au lieu de 2 heures en simplifiant l’ordre du jour… Soyez créatif.
Le changement n’est pas un objectif en lui même, mais il doit être le support de la dynamisation de vos réunions.

Les bénéfices

• Améliorer la vigilance des collaborateurs.
• Mettre un terme à la routine.

En conclusion, animer vos réunions différemment et avec succès n’est pas si compliqué. L’emprise de l’habitude et l’hostilité au changement sont vos plus grands freins.

Ainsi, soyez vigilant pour détecter les signes de lassitude et acceptez l’idée que vous pouvez faire mieux, car ce qui a fonctionné pendant un temps peut perdre de son efficacité ou de sa pertinence sur la durée.

Soyez également un manager créatif pour maintenir vos équipes dans un état de vigilance et leur donner envie de prendre une part active à la vie d’équipe, et ce bien au-delà des réunions.

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