La fonction d’un compte rendu de réunion est autant de garder une trace des décisions prises que de donner un cap concernant les actions à mener. Dans ce contexte, comment faire un compte rendu de réunion capable de remplir réellement ce rôle ? Il y a certaines étapes à respecter. Retrouvez 5 conseils pratiques pour maîtriser l’exercice.
1. La préparation est la clé d’un bon compte rendu
Une des étapes clés pour obtenir un bon compte rendu est la phase de questionnements. Qui est le rédacteur de compte rendu (secrétaire, personne extérieure, etc.) ? Qui est son remplaçant en cas d’empêchement ? Combien de mots la synthèse doit-elle comporter au maximum ? Posez-vous aussi la question du matériel. Parfois, un dictaphone est de mise pour pouvoir garder en mémoire tous les échanges. Voilà autant d’éléments à aborder en amont pour bien baliser la phase de rédaction.
2. Un compte rendu est un document de travail compréhensible par tous
Le compte rendu de réunion est un document référence pour tous les membres. Au moment de la rédaction, il faut penser aux personnes absentes des réunions susceptibles de consulter le document. Ordre du jour, objet de la réunion, remarques… il convient ainsi de mentionner tous ces éléments de manière concise dans votre compte rendu. Vous veillerez à utiliser des phrases courtes et un vocabulaire accessible pour être compris du lecteur.
Un outil pour faire de bon
compte rendu de réunion ?
3. S’aider d’un modèle préétabli pour un bon compte rendu
De l’en-tête jusqu’à la conclusion, il est nécessaire de s’appuyer sur une certaine mise en forme de compte rendu de réunion. En suivant une structure, toute la fonction du document fera sens pour le lecteur. Voici un exemple de comment faire un compte rendu de réunion, étape par étape :
- date et lieu ;
- liste des participants présents et absents ;
- ordre du jour : sujets abordés et objet de la réunion ;
- décisions prises et actions à réaliser ;
- résumé des points les plus importants ;
- rappel des échéances.
4. Pour un compte rendu lisible, soignez la forme
Pour faciliter la diffusion de votre compte rendu de réunion, rendez-le agréable. Espacez bien votre titre de vos paragraphes. Utilisez des listes à puces et des tableaux récapitulatifs (notamment en fin de document). N’oubliez pas de surligner le titre ou les mots importants pour faciliter la mémorisation.
5. Trouver le bon moment pour rédiger le compte rendu
Un compte rendu se rédige juste après la réunion ou dans les 24/48 heures. Passé ce délai, la tâche sera fastidieuse car la mémoire du rédacteur peut lui causer des problèmes, n’ayant plus en tête le déroulé. Il convient donc de prévoir une plage horaire dédiée à la rédaction. À noter qu’un enregistreur audio peut aider votre secrétaire à garder en mémoire l’ensemble des échanges.
Savoir comment se présente un compte rendu de réunion en consultant différents modèles est un bon moyen de réussir votre document de travail. Gardez en tête la fonction de ce document et ne négligez ni le fond (ordre du jour…), ni la forme (objet, simplicité pour le lecteur…). En suivant ces 5 conseils, vous saurez comment rédiger un bon compte rendu de réunion et vous n’aurez plus qu’à vous occuper de la diffusion de votre synthèse auprès des membres !
