On a tous l’impression de passer trop de temps en réunions. Faîtes le test vous-même, c’est très simple : lors de votre prochain diner professionnel ou même entre amis, posez la question autour de vous et vous aurez 100% de réponses positives, quel que soit le secteur d’activité.

Mais aviez-vous remarqué qu’il existe différents types de réunions ? Il est en effet possible de les classer en fonction de leur objectif.

Objectif 1 : réunion pour recueillir de l’information

Dans notre premier cas, votre objectif est de collecter de l’information. L’exemple le plus caractéristique est sans doute la réunion de consommateurs. On regroupe un panel de personnes afin de connaître leur avis sur un produit, un service…

L’échange d’informations dans cette situation se fait presque à sens unique. Chaque participant vient nourrir le pilote de la réunion de ses réflexions. On parle généralement de « communication ascendante » puisqu’elle « remonte » vers l’organisateur.

Pour ce type de réunions, il n’y a pas de nombre de participants minimum, en revanche il faut faire attention à ne pas convoquer trop de monde car au-delà de 12 personnes, il devient extrêmement difficile de rester maitre de la situation ; c’est à dire de garder tout le monde impliqué, tout en collectant les informations recherchées.

Ces réunions peuvent aussi exister en interne dans une entreprise, par exemple lorsque l’on convoque une équipe pour connaître leurs souhaits de congés afin de pouvoir planifier les permanences pendant les vacances.

Objectif 2 : réunion pour transmettre une information

Deuxième situation abordée, vous devez cette fois-ci transmettre une information précise à un groupe de personnes.

C’est le cas des vœux du Président, de la présentation des résultats annuels, ou d’une information particulière sur une évolution sociale.

Cette situation ne demande pas d’implication particulière des participants. Ils sont là pour recevoir l’information qui vient par la voix hiérarchique, c’est donc une « communication descendante » qui n’appelle pas au débat puisque le message est généralement très factuel et objectif.

Comme bonne pratique, il est recommandé de s’assurer par un moyen ou un autre de la bonne réception et compréhension du message afin d’être certain que la réunion a servi à quelque chose.

Dans la mesure où la parole est regroupée entre un très petit nombre de personnes, vous pouvez convoquer beaucoup de participants à la fois. Mais plus il y aura de monde, plus nous vous encourageons à mettre en place un système de validation comme évoqué auparavant.

Objectif 3 : réunion pour trouver des idées

Troisième cas : il vous faut trouver une idée. C’est une réunion habituellement appelée « créative », mais que nous préférons nommée « création collaborative ». Ce sont par exemple toutes les célèbres séances de « Brainstorming ».

On se réuni autour d’un problème, et on se quitte avec une ou plusieurs solutions.

Il faut faire attention à sélectionner les participants pour leurs connaissances du sujet abordé et limiter fortement le nombre de présents. Sinon la gestion des personnalités prendra le pas sur la création elle-même et le but de la réunion ne sera pas correctement atteint.

Objectif 4 : réunion pour négocier

Autre cas nécessitant une réunion : la négociation. Deux ou plusieurs parties se retrouvent pour rechercher un accord.

C’est par exemple le cas de discussions entre direction et représentant du personnel ou plus simplement les rencontres entre des commerciaux et leurs prospects.

Il est fortement recommandé de limiter le nombre de parties mais aussi le nombre de participants. Dans la mesure où chaque partie défend ses propres intérêts, il est évident que chaque participant doit être particulièrement à jour sur le sujet de la réunion.

Le succès d’une réunion de négociation se traduit généralement par la signature d’un accord.

Objectif 5 : réunion pour piloter l’activité

Enfin, dernière situation, les réunions de pilotage de l’activité.

La première particularité de ces réunions est souvent le caractère récurrent. Ce seront par exemple les réunions de projets tous les mois ou de groupe de travail, les réunions d’équipe (comme la « réunion du lundi matin »).

Leur but est de faire le point sur l’activité à l’instant T, d’aligner une équipe avec la stratégie et de prendre des décisions pour atteindre les objectifs fixés.

Le nombre de participants se limite donc aux personnes concernées par les points de l’ordre du jour.

Les bonnes pratiques dans ce type de réunions demandent qu’un compte rendu soit publié à leur issue.

Chez Perfony, nous décomposons les comptes rendus en 2 parties :

• D’abord le relevé de décisions : au fil de l’ordre du jour, il impératif d’enregistrer les décisions qui sont prises et les éléments d’information qui ont permis de prendre ces orientations
• Ensuite, le plan d’action : car il est nécessaire de transformer les décisions prises en actions (pour revenir sur les plans d’action », nous vous invitons à lire l’article suivant : « plan d’action : et si on commençait par le début») faute de quoi il y a fort à parier que cette décision ne sera jamais suivi d’effets.

De cette manière, vous êtes certains de pouvoir retracer l’historique des décisions d’une part et également suivre de manière efficace leurs mises en œuvre et ainsi votre réunion ne sera pas une perte de temps.

Conclusion

Finalement, ce n’est pas forcément le temps passé en réunion qui compte, mais leur valeur ajoutée, ce qu’en termes de gestion des risques on appelle « expected value (EV) ».

A vous de faire en sorte d’identifier les réunions « EV+ » et fuir les réunions « EV- ».

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