Savoir comment gérer ses priorités au travail est une question légitime de toute personne qui souhaite bien gérer son temps. Ce sera souvent la marque des collaborateurs organisées qui travaillent sereinement car ils savent comment classer leurs actions et les prioriser à l’inverse de ceux qui empilent simplement les actions dans une « To Do List » interminable.
Afin d’avoir une bonne gestion des priorités et ne pas se tromper dans l’ordre des actions à traiter, voici quelques méthodes plus ou moins connues, qui vous aideront dans votre organisation quotidienne. A vous ensuite de choisir celle qui vous convient le mieux voir même de créer votre propre méthodologie de gestion des priorités.
Le classement par notation
C’est la méthode la plus basique. Celle utilisée par défaut la plupart du temps et celle également proposée le plus souvent dans les outils de gestion pour gérer les priorités.
Si cette méthode a comme qualité d’être très simple, elle se révèle rapidement insuffisante.
Pour cette méthode comme pour toutes celles que nous verrons, le point de départ est de créer une liste des tâches ou des actions à réaliser.
En face de chacune d’elle, on affecte une note, entre 1 et 5 ou entre 1 et 10 suivant les organisations et les personnes, en faisant attention de bien expliquer aux équipes si « 1 » désigne la priorité la plus élevée, ou la plus faible. C’est une simple convention donc il est indispensable qu’elle soit partagée par tout le monde.
On trie ensuite les actions en fonction de leur notation pour connaître celles qu’il faudra traiter en premier.
Nota : il est possible bien sûr de s’affranchir d’une limite haute et de donner ainsi des priorité de 100 ou 1000, mais à ce compte il devient vite impossible de s’y retrouver car ce sera rapidement une surenchère permanente.
Gérez priorités avec la matrice d’Eisenhower
Ceux qui ont été un minimum attentifs en cours d’histoire à l’école, associeront facilement le nom de Dwight D. Eisenhower avec l’une des organisations les plus incroyables de l’histoire de l’humanité : le débarquement de Normandie en juin 1944.
Bien gérer son temps et ses priorités est indispensable lorsque l’on est à la tête d’une équipe, d’une armée ou bien même d’un pays. Donc quand une personnalité de cette ampleur nous donne des conseils d’efficacité organisationnelle, on peut lui faire confiance !
Afin de déterminer la priorité d’une action, il nous invite à nous interroger sur 2 caractéristiques de cette action : le degré d’importance et le degré d’urgence, dans l’atteinte de l’objectif global.
Les réponses à ces deux questions permettront de positionner les actions dans une matrice à double entrée. En fonction du quadrant dans laquelle se situera une action, vous la traiterez immédiatement, la planifierez plus tard, la délèguerez pour une réalisation rapide voir même vous vous interrogerez sur la véritable nécessité de cette action pour atteindre votre objectif.
Téléchargez ici une matrice d’Eisenhower
fonctionnelle au format Excel
La méthode A-B-C-D : le B-A-BA de la gestion des priorités
Cette méthode très simple nécessite dans un premier temps de lister les actions et tâches à réaliser.
Ensuite pour chacune d’elles, on se questionnera pour lui donner une note sous forme de lettre : « A », « B », « C » ou « D ».
- Classe « A » : les tâches et actions les plus importantes et pour lesquelles il existe en plus un certain degré d’urgence.
- Classe « B » : les tâches et actions importantes ou légèrement moins importantes ou encore des actions importantes mais sans caractère d’urgence.
- Classe « C » : les tâches et actions qui n’ont pas de caractère d’urgence ni de caractère bloquant, mais qui seront indispensables à l’achèvement du projet.
- Classe « D » : les tâches et actions qui n’ont pas de caractère indispensable, celles dont la valeur ajoutée est faible. On pourra d’ailleurs s’interroger sur la pertinence de les maintenir.
Il est possible ensuite de refaire un tri dans chaque catégorie en affectant pour chaque action une date d’échéance qui permettra de les trier simplement de connaître en un coup d’œil la prochaine tâche à accomplir en étant certain de ne pas se tromper.
Téléchargez ici la méthode A-B-C-D
fonctionnelle au format Excel
La méthode NERAC
Cette méthode est particulièrement intéressante car elle permet également d’améliorer la gestion de votre temps, puisque la durée de réalisation d’une action ou d’une tâche y est prise en compte.
Elle prend la forme d’un tableau à 5 colonnes intitulées :
- N – Noter : renseigner le nom de tous les actions dans cette colonne, ligne après ligne, comme dans une « To Do List » habituelle. Notez toutes les tâches et actions sans distinction. A l’avenir, il faudra bien sur venir enrichir ce tableau des nouvelles actions.
- E – Estimer : pour chacune, il convient ensuite d’évaluer la durée nécessaire à sa réalisation.
- R – Réserver : prévoyez un plage de temps réaliste pour l’accomplissement de cette tâche. C’est l’un des points clés de cette méthode : être capable d’anticiper qu’au-delà du temps de réalisation stricto sensu, il faut prévoir que vous pouvez être interrompu, que vous devrez peut être faire une pause ou un trajet etc… sans cette anticipation de ces « à côté », il est impossible de tenir les délais.
- A – Arbitrer : ordonnez maintenant les actions en fonction de leur degrés de priorité. Vous pouvez simplement leur affecter une note de 1 à 10 en fonction de leur priorité, ou vous pouvez également utiliser l’une des autres méthodes vues dans cet article.
- C – Contrôler : validez la réalisation des actions listées. Assurez-vous de leur conformité, du respect des délais etc… Une fois qu’elle est validée, vous pouvez la sortir de votre tableau.
C’est un outil très intéressant pour bien gérer son temps en fonction de ses priorités.
La méthode MoSCoW
La méthode MoSCoW est peu différente de celles que l’on a pu voir précédemment car on ne va pas se soucier de l’urgence des actions mais seulement de leur importance. Les lettres majuscules présentes dans cet acronyme sont les initales des 4 catégories pour classer les tâches.
- M pour Must have qui regroupe les actions indispensables au projet,
- S pour Should have désignant les actions importantes mais non indispensables,
- C pour Could have pour les actions qui peuvent aider dans la réalisation du projet mais non bloquantes,
- W pour Won’t have qui sont les actions non indispensables pour le projet.
Cette méthode évalue donc les priorités par rapport à l’impact de chaque action sur le projet.
Il est important de contrôler et mettre à jour régulièrement votre plan d’action ainsi priorisé en fonction de l’évolution des actions, par exemple une actions pourrait passer de C (donc Could have) à M (soit Must have) et implique donc une modification pour éviter un retard dans le projet.
La loi de Pareto ou loi du 80-20
C’est l’application du principe de Pareto à l’organisation du travail.
D’après l’extrapolation des observations de l’économiste italien, 80% des résultats sont le fruit de seulement 20% de vos actions, ce qui implique, que l’on peut parfois consacrer 80% de son temps à générer uniquement 20% de résultat… C’est un peu déprimant et ça met particulièrement bien en lumière l’importance de savoir bien gérer ses priorités.
Pour utiliser cette loi afin de mieux gérer vos priorités, il faut commencer, comme bien souvent, par faire une liste de toutes les actions à faire et en fonction de leur nombre, déterminer quels sont les 20% d’actions qui produiront le plus de résultats. Ce sont ces actions là qu’il faudra traiter en premier.
Quand elles seront terminées, il conviendra de mettre à jour la liste avec les nouvelles tâches et actions et s’interroger à nouveau pour déterminer celles qui produiront le plus de résultats.
Au fil du temps, on s’apercevra peut être que certains actions pourtant anciennes ne sont toujours pas réalisées et il conviendra donc de s’interroger sur leur pertinence. A contrario, cette méthode permet également d’ajouter à votre plan d’action certaines taches importante, mais à réaliser dans le futur. Ainsi quand le moment sera venu, elles remonteront dans les 20% de tâches à accomplir.
La méthode des comparables
Dernière proposition pour apprendre à prioriser vos actions, la méthode des comparables est une solution empirique qui fonctionne très simplement.
Comme pour chaque situation précédente, elle commence par une liste de vos actions, la plus simple qui soit.
Action après action, on va venir comparer la deuxième action de la liste et se demander si elle est prioritaire par rapport à la première. Si telle est le cas, on la place au-dessus. Sinon elle reste en dessous.
On s’occupe alors de la troisième action et on se demande si elle est plus importante que la première action. Si oui, on la place au-dessus, si non, on la compare à la seconde de la liste. Si elle est prioritaire par rapport à la seconde, on l’intercale entre 1 et 2, sinon on la laisse au rang 3. Et ainsi de suite.
C’est un peu fastidieux à la création mais redoutablement efficace et très simple à entretenir.
Conclusion : place au changement
Vous en savez maintenant beaucoup plus sur les méthodes de gestion des priorités au travail, mais il faut maintenant les mettre en œuvre. Vous êtes le seul à pouvoir mettre en œuvre votre propre changement et cela demande de la discipline et de la volonté car les bénéfices ne seront au rendez-vous qu’avec une implication régulière et dans la durée.
Comment mieux gérer ses priorités aux travail ?
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