Véritable outil de communication, une réunion est l’opportunité d’échanger et de travailler avec ses collaborateurs. Ces moments importants doivent faire l’objet d’une rédaction synthétisant les informations les plus importantes pour le lecteur. Un compte rendu de réunion efficace doit respecter certains éléments. Focus sur la présentation de ce document à l’aide de nos conseils.
Une mise en page formatée
Une fois que les réunions ont été fixées dans les agendas, vous devez nommer un rédacteur, chargé de la rédaction du compte rendu des réunions. Ce collaborateur est généralement le ou la secrétaire de direction ou secrétaire du service. Ce rédacteur aura la charge de transmettre par mail l’ordre du jour, qui constitue ainsi les sujets qui seront traités oralement. Vous devez sans doute vous demander comment faire un compte rendu de réunion ?
Cet exercice sera de plus en simple avec de l’entrainement et le suivi de certaines étapes. Ce travail de synthèse permet de mettre en exergue les décisions importantes, les informations nouvelles et de rappeler des faits passés, afin de mieux appréhender le contexte. Véritable mémoire de cette assemblée, ce compte rendu de réunion devra répondre à des normes.
Un outil pour faire de bon
compte rendu de réunion ?
Les différentes étapes à suivre pour un compte rendu
Le compte rendu de réunion, définition : cet écrit a pour fonction d’énoncer un rappel des faits, des choix à faire, des problématiques, des décisions et de garde cela en mémoire. La première chose à faire est de donner un titre à ce document. Ce titre rappellera ainsi le nom, la date, et parfois l’objet en cas de sujet unique ou de comité de direction thématique. Pour la forme, rédigez des intertitres en suivant l’ordre du jour et faites des paragraphes aérés.
Vous prendrez soin de lister dans un tableau les noms des membres présents, absents et excusés, qui seront aussi les destinataires de cette synthèse. Recensez les principales décisions, les informations importantes, et mettez en avant les prochaines étapes à suivre à la suite de ce comité de direction. Ensuite, vous devez réaliser la mise en page du compte rendu de réunion et la diffusion aux membres de cet écrit. Une fois que vous aurez mis en forme ce document, vous aurez un modèle de compte rendu de réunion déjà préparé pour les prochaines fois.
Nos conseils pour rédiger un compte rendu de réunion efficace
Si ce document n’est pas un écrit littéraire mais synthétique, vous pouvez y intégrer un tableau si nécessaire. Alors, comment rédiger un bon compte rendu de réunion ? Vous devez citer les fonctions des participants, puisqu’ils seront peut-être amenés à changer de fonctions dans quelques années. Pour rédiger un bon compte rendu de réunion, le rédacteur devra soigner sa mise en forme, l’objet, l’ordre… pour que le lecteur s’y retrouve facilement. Ce travail de mémoire se doit d’être réalisé rapidement, avec un outil de traitement de texte de qualité. Une fois validé, vous pourrez l’envoyer par mail aux destinataires.
