De nos jours, les entreprises ont de plus en plus recours à des plans d’action afin de mettre en œuvre leurs projets et de les mener à bien. Il en existe une infinité en fonction de votre secteur d’activité et de vos objectifs commerciaux. Chaque exemple de plan d’action est néanmoins soumis à un ensemble de règles immuables qui permettent de garantir son succès. Dans un monde de plus en plus informatisé, il paraît aujourd’hui inconcevable de se passer de logiciels pour organiser le travail de chaque groupe au sein d’une série de projets. Disposer d’un outil numérique adapté est donc indispensable à votre réussite.
À quoi sert un logiciel de gestion de plan d’action ?
Le logiciel de gestion est un outil qui permet à une équipe ou un groupe de travail de mener à bien un projet ou un objectif professionnel. En somme, il s’agit de logiciels d’accompagnement qui reprennent tous les jalons de l’élaboration d’un projet, de sa mise en forme jusqu’à son achèvement. Ce programme peut, entre autres, contenir un calendrier, lister des priorités, intégrer des statistiques ou encore mettre des données en relief par le biais d’un diagramme de Gantt. Ainsi, un simple coup d’œil sur votre outil de gestion de plan d’action vous permettra de connaître son état d’avancement.
Trouver un logiciel complet et polyvalent
Comme il n’y a pas qu’un seul exemple de plan d’action, il n’existe pas un seul type de logiciel ou d’outil de gestion de plan d’action. En tout, il y en aurait plus de 700. Vous comprenez donc l’intérêt de choisir le bon système le plus rapidement et le plus efficacement possible afin d’éviter toute perte de temps. Il est essentiel d’avoir à l’esprit que votre futur logiciel doit être en conformité avec vos attentes et vos objectifs. Il doit contenir suffisamment d’outils pour englober l’ensemble du projet, de la planification jusqu’aux étapes finales, mais aussi permettre à vos équipes de pouvoir jongler d’une tâche à l’autre sans difficulté.
Privilégier un outil ouvert et collaboratif
En plus d’une grande flexibilité au niveau de sa forme, le programme de gestion doit également être accessible à toutes vos équipes. S’il est trop nébuleux, trop complexe ou trop spécifique, son utilisation sera forcément restreinte et confidentielle. Il est donc préférable d’opter pour un logiciel ouvert que chaque employé, chaque collaborateur puisse prendre en main sans problème. Chaque personne concernée de près ou de loin par le projet doit pouvoir accéder au cahier des charges, au tableau de bord, mais aussi saisir facilement des données et des résultats dans le système.
Un outil pour gérer vos plans d'action ?
Premier critère : votre domaine d’activité
Pour trouver le logiciel qui vous correspond, vous devez donc impérativement prendre en compte certains critères. Tout d’abord, il est essentiel de trouver un outil compatible avec votre domaine d’activité – voire spécifiquement conçu pour lui. Parmi tous les logiciels existants, certains intègrent des méthodes de gestion qui sont propres à un corps de métier en particulier : commerce, industrie, tourisme, artisanat… En travaillant avec une feuille de route et des tableaux inadaptés à votre activité, vous perdriez un temps précieux et beaucoup d’énergie. Il est donc vivement recommandé de sélectionner votre outil de gestion de plan d’action en fonction de votre secteur professionnel.
Deuxième critère : la taille de votre entreprise
Le deuxième critère à prendre en compte, c’est la taille de votre entreprise. En effet, certains logiciels ont été conçus pour des multinationales, ou des firmes qui comptent plusieurs secteurs d’activité et des centaines, voire des milliers d’employés. Si vous êtes à la tête d’une PME, travailler avec un tel programme n’aura pas beaucoup de sens. Vous devez donc trouver un logiciel en phase avec l’importance de votre structure, qui mette à votre disposition une feuille de route et un tableau de bord adaptés à votre organisation, à votre méthode de travail et à votre chiffre d’affaires. Vous pourrez ainsi vous consacrer plus sereinement à la planification de vos projets futurs.
Troisième critère : votre budget
Enfin, au moment de choisir quel outil vous accompagnera dans vos projets, il vous faudra faire attention aux coûts. Il existe tous types de logiciels. Certains sont minimalistes et ne permettent que de réaliser des tâches simples, comme l’élaboration de tableaux ou de diagrammes de Gantt, tandis que d’autres sont bien plus riches et recensent d’innombrables fonctionnalités, par exemple lister vos priorités avec précision ou suivre l’avancement du projet étape par étape. Ces différents outils n’auront probablement pas le même prix. Toutefois, certains programmes open source et gratuits peuvent concurrencer les plus onéreux.
Faire primer l’humain sur le logiciel
Vous avez désormais les cartes en main pour trouver le meilleur outil de gestion de plan d’action, en conformité avec les caractéristiques de votre entreprise. Ce logiciel sera décisif pour poser les jalons de chaque plan d’action exemple à venir. Néanmoins, il ne faut pas oublier l’importance de vos équipes dans les différentes étapes de construction de votre projet : élaboration, planification, avancement, bilan. En effet, même avec le logiciel le plus performant, vous devrez compter sur les humains avant tout, quelle que soit leur fonction au sein de votre entreprise.
