Utiliser l’Intelligence Artificielle pour un compte rendu de réunion

4 niveaux d’IA pour votre compte-rendu de réunion avec Perfony

Perfony utilise différents services d’IA pour augmenter l’expérience de formalisation et d’efficacité des comptes rendus de réunions.

• Azure AI Speech afin de pouvoir retranscrire un enregistrement vocal
• Azure AI Services pour détecter et enregistrer les actions et les décisions
• Azure OpenAI Service pour synthétiser et vous proposer une version améliorée du contenu de votre compte rendu.

Le bouton magique IA pour améliorer le compte-rendu

A la fin de votre réunion, quand toutes les notes sont prises et inscrites dans votre compte-rendu, vous pouvez cliquer sur le bouton magique IA. Votre compte rendu va être sélectionné, et une restitution vous sera proposée. Vous serez alors à même de pouvoir sélectionner tout ou partie du texte pour l’inclure dans votre compte-rendu final.

Attention : il y a beaucoup de fantasmes autour de l’intelligence artificielle. Le résultat que vous allez obtenir, dépend beaucoup de la qualité des données que vous sélectionnez en amont. Autrement dit, si vous ne mettez que des bribes de mots avec pleins de fautes d’orthographe ou de syntaxe, il y a peu de chance que l’IA vous propose quelque chose de mieux 😉

1 compte-rendu, 3 productions de l’IA

Nous avons demandé à l’IA dans les réunions de se comporter comme un professionnel du compte rendu de réunion et notamment un expert de la méthode RIDA. Cette méthode éprouvée, permet de structurer l’information d’une réunion en distinguant ce qui est de l’ordre de l’information, de la décision ou de l’action.

Une fois le brouillon de votre compte-rendu rédigé ou vocalement restranscrit, en appuyant sur le bouton « IA » vous allez avoir le choix entre trois commandes possibles:

La synthèse de la réunion : pour ceux qui n’ont jamais le temps de lire un compte rendu de réunion en entier, Perfony va vous en faire la synthèse que vous pourrez insérer en amont de votre compte rendu ou envoyer par email à tous ceux qui vous demanderont de quoi on a parlé pendant votre réunion.

Le RIDA : comme son nom l’indique, pour restructurer votre compte rendu initial dans un format RIDA pour structurer les différents niveaux d’information.

La liste des décisions et des actions : pour faire ressortir les éléments clés et opérationnel et pouvoir s’assurer que toutes les actions sont bien prises en compte.

Sécurité et confidentialité des données

Chez Perfony la sécurité et la confidentialité des vos données sont primordiales. C’est pourquoi nous vous proposons l’usage de Microsoft Azure OpenAI GPT-3.5-turbo dont vous retrouverez les caractéristiques ici.

Vos données restent donc à l’abri et ne sont aucunement partagée. Vous trouverez plus d’information sur la sécurité de vos données ici, mais en résumé :

Vos prompts (entrées) et vos réponses (sorties), vos embeddings et vos données d’entraînement :

• ne sont PAS disponibles pour d’autres clients.
• ne sont PAS disponibles pour l’OpenAI.
• ne sont PAS utilisés pour améliorer les modèles de l’OpenAI
• ne sont PAS utilisés pour améliorer les produits ou services de Microsoft ou d’une tierce partie.
• ne sont PAS utilisées pour améliorer automatiquement les modèles Azure OpenAI pour votre utilisation dans votre ressource (les modèles sont sans état, sauf si vous affinez explicitement les modèles avec vos données d’entraînement).

Vos modèles Azure OpenAI affinés sont disponibles exclusivement pour votre usage. Le service Azure OpenAI est entièrement contrôlé par Microsoft ; Microsoft héberge les modèles OpenAI dans l’environnement Azure de Microsoft et le service n’interagit PAS avec les services exploités par OpenAI (par exemple, ChatGPT ou l’API OpenAI).

Détection des actions et des décisions : principes

Lors de la saisie de votre compte-rendu de réunion, sélectionnez une phrase ou un morceau de phrase, puis cliquez sur l’icône d’IA.

Le système détectera par lui-même s’il s’agit d’une action à réaliser ou bien d’une décision qui a été entérinée lors de la réunion.

En cas d’erreur d’appréciation, vous avez la possibilité de forcer le choix grâce à la petite flèche vers le bas, à côté de l’icône d’IA.

Que se passe-t-il quand l’IA détecte une action ?

Quand l’IA détecte une action, Perfony ouvre une fenêtre d’ajout d’action pour vous permettre de valider votre choix. En fonction de votre sélection, certains critères seront déjà pré remplis.

Par exemple si vous avez indiqué une date, alors l’échéance sera complétée. De la même manière, si votre texte comporte le nom d’un responsable, l’action lui sera attribuée.

Validez l’ajout de l’action après avoir vérifié le dossier de destination.

L’action ajoutée sera mise en valeur dans votre compte rendu grâce à un surlignement particulier et l’ajout d’une icône symbolisant une action.

Toute la sélection devient cliquable et vous permet d’accéder à la page de l’action.

Que se passe-t-il quand l’IA détecte une décision ?

Quand l’IA détecte une décision, celle-ci est mise immédiatement en valeur dans le compte-rendu grâce à un surlignement particulier et l’ajout d’une icône symbolisant les décisions.

Vous pouvez retrouver le relevé de toutes les décisions d’une réunion, en cliquant sur l’une d’elles, ou en vous rendant dans l’onglet « décision » de votre réunion.