Comment pouvons-nous vous aider ?
Evaluer la performance d’une réunion
1- Principes
L’évaluation des réunions est déclenchée par le pilote de la réunion.
L’évaluation est anonyme, aucune donnée n’est enregistrée ni sauvegardée et la note de la réunion est la synthèse des évaluations individuelles.
l’évaluation se fait par code couleur (rouge/orange/vert) autours de 3 critères :
- La préparation de la réunion
- Son déroulé
- Ce qui en ressort
L’évaluation est simple et prend moins de 1 minute.
2- Rôles et droits
Le pilote (et co-pilote) peuvent déclencher l’évaluation à l’issue d’une réunion . Il pourront eux-mêmes évaluer la réunion.
Les participants présents lors de la réunion, seront alors invités à répondre à un questionnaire pendant un laps de temps défini.
3- Fonctionnement
A l’issue d’une réunion, le pilote (ou un des co-pilotes) déclenche l’évaluation de la réunion depuis le menu modifiant le statut de la réunion .
Il devra ensuite choisir les éléments constituants le compte rendu .
Puis la réunion sera mise en évaluation avec les boutons d’évaluation activés .
Chaque participant présent recevra une notification l’invitant à évaluer la réunion.
Le laps de temps pendant lequel l’évaluation est possible et les bornes d’évaluation sont des paramètres d’entreprise.
Chaque participant peut ensuite évaluer la réunion en choisissant, soit de répondre au questionnaire (1 minute), soit d’utiliser les réglettes selon les trois critères clés d’évaluation (15 secondes).
Les 3 critères d’évaluation concernent à la fois son travail personnel mais aussi celui du collectif. Ils permettent de répondre à ces questions fondamentales :
- Est-ce que la réunion était bien préparée ?
- A-t-on parlé des bons sujets ?
- Est-ce que j’en ressors en sachant ce que j’ai à faire ?
A l’issue du temps imparti, l’évaluation de la réunion est terminée. Une note et une tendance apparaitront dans l’encart « Performance » de la réunion. En cliquant sur la note, une fenêtre s’ouvre en indiquant le détail selon les trois critères.
4- Bonnes pratiques
Trop d’évaluation tue l’évaluation. Si vous êtes soucieux du niveau de performance de vos réunions, systématiser l’évaluation tous les trimestres ou semestres suffira. Cela permettra d’avoir un recul suffisant sans tomber dans le travers de la routine de l’évaluation qui empêche de donner un avis posé et réfléchi.
Un des rôles du management est de s’assurer que l’organisation dans laquelle nous évoluons est saine et vertueuse. Nous passons en moyenne 16 ans de notre vie en réunion (chiffre Perfony). C’est un chiffre qui mérite qu’on se penche sérieusement sur les risques de dérives et les axes d’améliorations.
L’évaluation rouge/orange/verte, au delà d’être visuelle et compréhensible par tous, permet au manager attentif de s’arrêter sur les réunions évaluées en rouge. Une discussion avec le pilote permettra peut-être de mettre en évidence les causes racines de ce dysfonctionnement :
- Agenda
- Participant
- Objectifs
- Animation
- …