Extraire les commentaires d’un plan d’action

Définition

Un commentaire est un échange d’informations sous forme de message court envoyé entre des utilisateurs de la plateforme et qui permet de discuter de façon contextuelle a propos d’une action ou d’un dossier.

Ces échange sont souvent sources de données primordiales pour comprendre la réalisation d’un projet ou d’une action et il est parfois nécessaire de pouvoir les extraire de Perfony à des fins d’archivage extérieur.

Accès et droits

Cette fonctionnalité d’extraction des commentaires est disponible pour les droits et licences Pilot et Executive.

Notes sur l’extraction de commentaires

Il y a deux sortes d’extraction : sur un fichier .xls ou un fichier .pdf. la structure des commentaires (flux qui peut être long) pourra donner un affichage de données difficilement présentable sous format .xls.

Extraire les commentaires en .pdf depuis un dossier

Depuis le menu d’un dossier « « , cliquez sur « télécharger » puis « télécharger le dossier en PDF » :

Si vous souhaitez également extraire les commentaires des actions de ce dossier, cliquez alors sur l’icone de configuration en bas à gauche de ce popin .

Une autre fenêtre s’ouvre alors permettant de sélectionner les informations souhaitées des actions. Cochez « Afficher les commentaires ». Au clic sur « Valider », vous revenez sur la fenêtre précédente et vous pourrez cliquer sur le bouton « PDF » pour obtenir votre fichier.

Extraire les commentaires en .pdf depuis une action

Depuis le menu d’une action , cliquez sur « Export pdf ». Un popin s’ouvre proposant les informations disponibles à l’export. Cliquez sur « Commentaires » puis « Valider » et vous obtiendrez votre fichier .pdf avec les informations sélectionnées.

Un popin s’affiche et vous permet de sélectionner les informations. Cliquez ensuite sur le bouton « Valider » pour obtenir votre fichier .pdf avec les informations demandées.

Extraire les commentaires en .xls depuis un dossier

Il est également possible d’extraire les commentaires et les informations des actions sous un format .xls.

Depuis le menu d’un dossier , cliquez sur « télécharger » et « télécharger les actions en .xls » :

Un popin vous propose différents paramètres pour exporter les actions de votre dossier en format .xls. Sélectionnez « Commentaires » pour rajouter une colonne avec le flux de commentaires attaché aux actions et cliquez sur le bouton .XLSX pour obtenir le fichier.

Extraire les commentaires en .xls depuis les actions

Il est également possible d’obtenir une extraction des commentaires depuis le menu « Actions ». Cliquez sur l’icone de téléchargement , sélectionnez « télécharger les actions en XLS ».

Un popin s’affiche et vous propose de sélectionner les informations supplémentaires que vous souhaitez exporter. Cliquez la case « Commentaires » puis « Valider » pour obtenir le fichier avec les éléments demandés.