Extraire les documents d’un plan d’action

Définition

L’extraction de documents d’un plan d’action signifie que vous avez la possibilité de télécharger l’intégralité des documents attachés aux dossiers et aux actions pour les conserver en dehors de l’application Perfony.

Les documents extraits de Perfony se regroupent sous un fichier .zip à l’intérieur duquel chaque fichier sera nommé de la façon suivante :

• Pour les documents d’un dossier: foldername_documentname
• Pour les documents d’une action: foldername_actionname_documentname

Note: les documents qui sont rattachés aux dossiers ou actions par des liens (cf. connexion OneDrive ou GoogleDrive) ne sont pas accessible par Perfony et ne peuvent donc pas faire l’objet d’une extraction.

Accès et droits

Cette fonctionnalité est accessible à tout utilisateur disposant des droits « Pilot » ou « Executive »

Extraction des documents depuis un dossier

Depuis la liste des dossiers, cliquez sur le menu du dossier  »  » puis « télécharger » et « télécharger les documents ».

• Une première fenêtre proposera de sélectionner les sous-dossiers éventuels.
• Une deuxième fenêtre proposera de sélectionner les documents du dossier et / ou des actions.
• Au clic sur le bouton valider, un fichier .zip sera disponible au téléchargement.

Extraction des documents d’une ou plusieurs actions

Pour extraire les documents attachés aux actions, il y a 3 possibilités

1- Documents d’une action d’un dossier

Depuis le menu d’une action  »  » cliquez sur « Extraire les documents ».

2- Documents de plusieurs actions d’un dossier

Sélectionnez les actions en cochant la case de sélection en masse. Dans le menu déroulant, choisissez « Extraire les documents ».

3- Documents des actions depuis le menu « Actions' »

Cliquez sur l’icone de téléchargement et sélectionnez « Extraire les documents ».