Prise en main de la fonctionnalité audit

Audit des actions

Dans un dossier avec la fonctionnalité « audit » activée, un bouton « auditeur » apparait pour chaque participant du dossier.

Cette fonctionnalité permet de mettre en place un « flux d’audit » entre des auditeurs et des audités.

• Il faut disposer d’une licence Executive pour pouvoir ajouter/supprimer le rôle d’auditeur à un utilisateur,
• Il faut à minima disposer d’une licence pilote et être pilote ou pilote suppléant d’un dossier pour pouvoir être auditeur,
• Une licence Executive permettra d’être participant d’un dossier et auditeur.

Vous connaitrez les auditeurs d’un dossier directement depuis l’onglet « Participants » :

Au niveau des actions du menu « Mes dossiers »

Un auditeur peut déclencher l’audit d’une ou plusieurs actions en cliquant sur l’icône appropriée. Par défaut, 3 pictogrammes sont intégrés :

: ce pictogramme signifie un point de vigilance sur l’action. Un risque/défaut a été signalé/observé.

: ce pictogramme signifie que la correction demandée a été réalisée par l’audité et est en attente de validation par l’auditeur.

:  ce pictogramme signifie que la correction est validée, l’audit est réalisé avec succès.

L’audité est le responsable de l’action, il voit s’afficher l’icône en bout d’action ainsi que le set d’icônes par menu déroulant :

Cette action soumis à audit lance l’ouverture dans l’action de l’onglet « audit » qui va permettre de dialoguer de façon confidentielle entre l’auditeur et l’audité (contenu invisible pour les autres participants non-auditeurs du dossier) :

PS : Un nouveau statut ou nouveau commentaire est visualisé par une pastille rouge sur l’onglet « Audit », un flux d’alertes par email est également possible.

Lorsque l’auditeur a déclenché le pictogramme d’alerte, l’audité a ensuite la possibilité de changer le statut de l’audit en « traitement d’audit ». L’auditeur peut néanmoins sélectionner et revenir sur n’importe quel statut d’audit contrairement à l’audité qui peut seulement sélectionner le statut « traitement d’audit » une fois l’alerte « flaguée » sur l’action.

Seulement l’auditeur aura la possibilité de changer le statut de l’audit en « audit validé » :

Au niveau du menu « mes actions »

Pour l’auditeur et l’audité, une liste spécifique regroupant toutes les actions auditées est disponible :

PS : Un export Excel des actions auditées est disponible.

Au niveau du tableau de bord

Sur la page « Widgets, les auditeurs et audités ont une indication visuelle du nombre d’actions auditées par statuts, et au clic vous arriverez sur « mes actions auditées ».