Réunions confidentielles et liste de toutes les réunions

Si vous disposez d’une licence « Executive », vous avez la possibilité de voir la liste de toutes les réunions de votre organisation

Réunions confidentielles

Par défaut, toute réunion créée dans Perfony est cochée « confidentielle ». Ce qui veut dire qu’elle n’apparaitra pas dans la liste des réunions.

Il suffit de décocher « confidentielle » pour que la réunion soit visible par un utilisateur « Executive » dans la liste des réunions. Mais cela ne veut pas dire que les détails de la réunion seront visibles par cet utilisateur (voir ci-après)

Liste des réunions

Depuis le menu réunion, sélectionner l’affichage compact ou détaillé (la liste de toutes les réunions n’est pas accessible depuis la vue calendrier).

Puis dans le menu déroulant « mes réunions » cliquer sur « toutes les réunions ».

Par défaut vont s’afficher les réunions dans lesquelles l’utilisateur « Executif » est participant. Mais il va pouvoir afficher les réunions non confidentielles.

En cliquant sur le filtre de la colonne « organisateur », l’utilisateur peut rajouter des organisateurs qu’il veut voir dans la liste. La sélection des organisateurs se fait un par un en saisissant les premières lettres dans le filtre.

Dans la liste des réunions, il y a celles dont l’utilisateur est participant et auxquelles il peut accéder en cliquant sur le nom de la réunion. Si l’utilisateur n’est pas participant, il verra la réunion s’afficher dans la liste, mais le contenu de la réunion lui sera inaccessible et un message le préviendra qu’il doit contacter l’organisateur de la réunion pour y être ajouté en tant que participant.

Personnaliser la liste des réunions

Vous pouvez sélectionner les informations que vous souhaitez afficher dans la liste. Pour cela il suffit de cliquer sur le bouton « colonnes » et de cliquer sur les informations souhaitées. Vous pourrez ensuite adapter la largeur et l’ordre des colonnes dans la liste par drag and drop.

Extraire la liste sous format .xls

L’icone permet de télécharger la liste des réunions en format excel. par défaut seront présentes et non présentes les informations suivantes :

• Date
• ID
• Folders: name(s) of the folder(s)
• Organiser
• Location
• Description
• Actions: number of current actions
• Completion: the % value as shown in the list progress bar
• Participants: the number of participants in the meeting
• Status
• Performance