Quel est le but d’un compte rendu de réunion si ce n’est de garder en mémoire le travail effectué lors des séances et les décisions prises ? Mais pour que le document remplisse bien cette fonction, il est important d’adopter des méthodes précises de rédaction en fonction du type de réunion. Voici les conseils pour mettre efficacement par écrit les échanges dans le cadre d’une réunion de travail.
Préparer son compte rendu à l’avance
Lors des réunions, le rédacteur peut apporter son modèle prérempli. Les objectifs de l’exercice sont multiples : se focaliser uniquement sur le contexte et reporter la teneur des échanges entre les participants. Comment faire un compte rendu de réunion en amont ? On peut reprendre certaines parties dans les titres comme l’ordre du jour, la liste des membres, la date, le lieu de la réunion et les décisions actées. Certaines étapes seront plus importantes que d’autres.
La prise de notes, une des étapes de rédaction essentielle
Une bonne prise de notes garantit la qualité du document final. Prendre des notes permet d’avoir en mémoire les points essentiels. Le lecteur aura entre les mains une synthèse comprenant toutes les informations dont il a besoin. Mais cela demande organisation et efficacité, ne serait-ce que dans le choix de supports. La personne en charge de cette tâche peut tout aussi bien utiliser un ordinateur qu’une feuille de papier. Elle peut également se munir d’un enregistreur. Enfin, des contributeurs pourront être désignés pour l’aider lors de la prise de notes.
Un outil pour faire de bon
compte rendu de réunion ?
Structurer le plan de rédaction
Pour un compte rendu bien construit, il est possible de s’appuyer sur un plan de rédaction chronologique. Il comprend une introduction, un développement et une conclusion.
- Introduction : mise en contexte (ordre du jour, problématique, noms des membres).
- Développement : discussions tenues par le groupe et résultat de la réunion.
- Conclusion : résumé des grandes lignes et décisions prises, listing des tâches à effectuer et date de la prochaine séance.
Non seulement cette structure est claire pour le lecteur, mais elle offre aussi un gain de temps au rédacteur, qui pourra réutiliser les titres pour l’élaboration d’un futur compte rendu.
Pour un compte rendu impeccable, faire une relecture
Pour un compte rendu propre, l’idéal est d’effectuer une lecture à voix haute pour repérer d’éventuelles répétitions et erreurs. Pour gagner en efficacité, un des conseils est de relire de bas en haut. Si on manque de recul, le mieux est encore de laisser reposer le document quelques heures. Autre astuce : solliciter une personne du groupe pour savoir si la synthèse remplit ou non sa fonction d’information.
Terminer par la diffusion
Vous avez suivi toutes les étapes de rédaction pour assurer dans cet exercice ? Vous êtes désormais en mesure d’assurer cette fonction comme il faut. Maintenant, que vous savez comment prendre des notes pour un compte rendu de réunion, n’oubliez pas le mode de diffusion. Tous les participants doivent avoir accès rapidement à ce document pour préparer les prochaines réunions de travail. Vous veillerez à identifier le moyen de diffusion le plus adapté : email, site internet ou plateforme.
