L’approche systémique du management

Tout système de gestion doit être en mesure de fournir des informations cohérentes et précises qui permettront de prévoir, planifier, faire et évaluer.

Boucler le système pour s’améliorer certainement.

PREVOIR ET PLANIFIER

Afin de développer une prévision fiable, le manager doit estimer la charge de travail à réaliser, les ressources disponibles (temps, compétence, machines) et l’affectation des tâches.

FAIRE

Les tâches doivent être affectées afin de produire le travail prévu dans le temps imparti. Le manager être doit en permanence au courant de l’avancement par rapport au prévisionnel.

SUIVRE

Pendant la réalisation, il est nécessaire de suivre l’avancement à intervalles adéquats et réguliers. Tout retard pourra ainsi être identifié. Le plus tôt un retard est identifié, le plus tôt une action correctrice peut être mise en place, minimisant les impacts négatifs.

REMONTER L’INFORMATION

Le but d’un « reporting » est de fournir au manager les bonnes informations pour lui permettre de prendre les décisions qui s’imposent. Un « reporting » utile indique ce qui a été réalisé et en cas d’écart par rapport au prévisionnel, doit pouvoir fournir les variables d’écart (qualité, délai, consommation de ressource, taux de service clients …).

EVALUER

Pour analyser correctement une situation, le manager doit obtenir d’un système les informations qui lui permettront de quantifier les problèmes, identifier les causes de dysfonctionnements et de proposer et mettre en place les actions correctrices. Plus l’implication des collaborateurs est importante, plus l’identification des causes racines sera pertinente et la mise en place d’actions correctrices appropriée.

En d’autres termes, ces éléments sont constitutifs d’une approche systémique du management. Si on regarde attentivement les éléments du système de gestion, on peut voir que si un élément manque, c’est l’ensemble du système qui perd de son efficacité.

Par exemple : si un prévisionnel qui s’est décliné en planning est en train d’être réalisé mais sans la fermeture de la boucle pour évaluer le niveau de performance, on n’est pas en mesure d’identifier des problèmes potentiels ou de voir si on pouvait s’améliorer. De même, on ne pourra pas évaluer le niveau de performance futur en comparant avec ce qui a déjà été fait.

Peu importe le secteur ou la taille d’activité. On doit pouvoir en permanence s’assurer que les bonnes décisions sont prises et transformées en actions concrètes sur le terrain. Il faudra des réunions opérationnelles efficaces et formaliser les plans d’actions pour s’assurer de la correcte transmission des informations tout au long de la chaîne.

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