1/ Vos réunions à l’heure, vous commencerez.

C’est peut-être le conseil le plus évident, mais une réunion commencée à l’heure évite l’accumulation des retards.

Les histoires du week-end de chacun peuvent certainement attendre l’heure du repas ou une pause à la machine à café, car le calcul est vite fait : si 5 personnes se racontent leur week-end en y passant 2 minutes chacune, c’est au total 10 minutes de perdues sur votre planning soit au final 50 minutes/homme non productives.

Si une réunion doit commencer à 9h00, tout le monde doit être présent un peu avant l’heure dite.

Il peut d’ailleurs s’avérer pédagogique de commencer votre réunion même s’il y a des retardataires pour leur faire prendre conscience que l’heure c’est l’heure et que vous serez rigoureux sur ce point.

2/ Préparer le matériel, vous devez.

Si vous êtes le pilote d’une réunion, c’est à vous qu’il incombe de préparer votre salle et votre matériel avant le début de la réunion.

Rien de plus désagréable qu’une salle déjà occupée, ou trop petite. Où encore le grand classique du vidéo projecteur que l’on ne peut pas faire fonctionner alors qu’il faut justement diffuser une présentation.

C’est avant la réunion qu’il faut s’assurer de tout cela et non pas une fois que tout le monde est arrivé car une fois encore, le temps perdu se multiplie par le nombre de participant et votre crédibilité peut être abimée, particulièrement si un supérieur doit se joindre à vous justement ce jour là.

3/ Le temps vous gérerez.

Une montre est un outil indispensable pour animer efficacement une réunion, qu’elle soit à votre poignet ou sur votre smartphone.

Vous devez connaître l’avancement de votre ordre du jour et le temps consacré à chacun des points. Garder le rythme permet de maintenir l’attention des participants.

Vous pouvez essayer de programmer une sonnerie à la fin du temps prévu pour chaque point lors de votre prochaine réunion pour permettre une prise de conscience collective des dépassements. Ça surprendra certainement tout le monde.

Et comme vous ne pouvez pas tout faire tout seul, n’hésitez pas à responsabiliser l’un des participants en le désignant comme « responsable du temps ».

4/ Préparé, vous serez.

Partager l’ordre du jour de la réunion avec les participants au moins 24h à l’avance, qu’ils aient le temps de se préparer. Sinon, vous ne pourrez jamais obtenir le meilleur sur la base d’informations incomplètes ou imparfaites.

Assurez-vous aussi que les participants de votre réunion soient concernés par les sujets. Rien ne sert de garder en réunion des gens dont le sujet ne les concerne pas, si ce n’est à créer de la distraction.

Il faudra ensuite respecter cet ordre du jour et éviter les digressions. Si un point particulier pose problème et ne peut être régler dans le temps imparti, ce n’est pas un souci. On planifie une réunion dédiée uniquement à ce point, ce qui permettra peut-être de convier d’autres intervenants dont l’expertise vous manque pour avancer.

5/ L’ordre du jour vous limiterez.

N’hésitez pas à restreindre le nombre de points à l’ordre du jour. N’en prévoyez pas trop afin de ne pas déborder sur d’autres idées et/ou débats. La concentration se dissipe très fortement après 52 minutes passées en réunion. Idéalement il est donc souhaitable de limiter ses réunions à 1 heure.

Répartissez des rôles, un animateur qui s’assurera que tous aient pu parler, et un régulateur pour éviter les débordements des débats.

Certains jugeront peut-être ces conseils simplistes, mais alors pourquoi ne sont-ils presque jamais appliqués ? Et pourquoi le temps perdu en réunion reste toujours un problème universel, réservoir immense de productivité ?

Reprenez vos réunions en main et imposez votre style de management, celui d’un pilote qui termine ses réunions à l’heure.

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