Besoin de conseils pour réaliser une synthèse de votre prochaine réunion et transformer vos décisions en actions ? Vous aurez simplement quelques étapes à maîtriser pour savoir comment rédiger un bon compte rendu de réunion !
Les différents éléments à faire apparaître dans ce document de synthèse
Vous vous demandez comment faire un compte rendu de réunion clair et de qualité ? Sachez que vous avez besoin d’une mise en forme adaptée, qui vous servira pour vos prochains écrits. Ainsi, après avoir indiqué le titre précis du document, prenez le temps de lister les fonctions des membres de la réunion, de rappeler l’ordre du jour et l’objet unique de cette assemblée.
En tant que rédacteur de ce compte rendu de réunion, vous devez indiquer des éléments importants tels que la date, le lieu, l’heure et la durée. Ils doivent être placés au niveau de l’en-tête du document. Ensuite, selon le contexte, les informations importantes seront passées en gras et la mise en forme sera soignée pour obtenir une présentation claire et aérée.
Un outil pour faire de bon
compte rendu de réunion ?
Les diverses étapes d’un compte rendu de réunion
Doté d’un outil de traitement de texte ou d’un logiciel spécifique, vous pourrez utiliser une mise en page claire et déjà préparée. Le contexte de ce comité de direction définira le niveau de confidentialité de ce document.
Ainsi, si cette instance est confidentielle, tous les détails sont importants et le rédacteur devra mettre en avant les décisions qui auront été prises à l’aide de différentes polices ou d’un encadrement de texte et d’un titre en en-tête explicite (ex. : confidentiel et à ne pas diffuser).
Ce travail minutieux de relevé de conclusions devra être adapté à tous pour une bonne compréhension des lecteurs externes et des participants qui étaient présents. De ce fait, les abréviations seront clairement expliquées au lecteur.
Comment le rédiger de manière efficace ?
Vous avez besoin d’un modèle de présentation d’un compte rendu de réunion ? Lorsque vous aurez réalisé votre premier relevé de décisions, à l’aide des différentes étapes suivies minutieusement et d’un outil de gestion de qualité, vous disposerez d’un véritable modèle de rédaction d’un compte rendu de réunion.
Prenez soin de détailler les informations et éléments importants, de citer les noms des intervenants et les problématiques soulevées. Le collaborateur en charge de la rédaction de cet écrit doit indiquer sa fonction et préciser quels seront les membres destinataires de ce travail de mémoire.
En effet, vous serez peut-être amené à devoir rechercher dans les archives une trace de ce document de travail important. Pouvant servir de base aux participants pour un séminaire ou une autre réunion, ou encore faire l’objet d’une présentation, ce support servira d’aide-mémoire à l’orateur. Par ailleurs, il vous sera nécessaire de diffuser par e-mail cet écrit, de manière restreinte ou élargie, en incluant l’ensemble des participants.
