Pour bien gérer ses taches dans la vie quotidienne, nous devons faire face à des interruptions, qu’elles soient prévues ou non. Pour ceux d’entre nous qui ont une charge de travail importante (qui n’est pas dans cette situation ?) les interruptions peuvent avoir un impact négatif important sur la productivité et l’efficacité. Il est donc primordial de connaitre les façons de gérer ces interruptions pour rester productif dans la réalisation des tâches.
Rappelons à ce stade que, contrairement à ce que certains pourraient penser, nous ne sommes pas multitâches. Nous ne pouvons pas faire en même temps plusieurs activités qui nécessitent attention et concentration. C’est humainement impossible !
Il convient donc de bien savoir gérer les interruptions, parce que le fait de se déconnecter et reconnecter à une tâche consomment du temps et de l’énergie. Être sujet à de multiples interruptions peut mener en fin de journée à un sentiment ambivalent de fatigue extrême avec la sensation de ne rien avoir accompli.
Les différents types d’interruptions dans votre travail
Elles peuvent être classées en deux catégories principales :
- Les interruptions internes
- Les interruptions externes.
Les interruptions internes sont celles qui sont générées par nous-mêmes, comme la procrastination, les pensées distractives ou les interruptions volontaires.
Les interruptions externes, quant à elles, sont causées par des facteurs exogènes comme les appels téléphoniques, les alertes, les e-mails, les collègues ou les clients.
Comment gérer les interruptions ?
Voici quelques astuces et méthodes pour gérer les interruptions et rester concentré sur les tâches prioritaires :
Planifier les interruptions
Autant qu’on puisse le faire, c’est assez efficace de planifier les moments où vous allez prendre des pauses ou répondre aux e-mails. Cela peut vous aider à éviter les interruptions imprévues qui peuvent gêner votre flux de travail.
Utiliser la méthode Pomodoro
La méthode Pomodoro est une technique de gestion de temps qui consiste à travailler pendant une période déterminée, suivie d’une pause de quelques minutes. Cela peut vous aider à vous concentrer sur une tâche spécifique pendant une période donnée, tout en planifiant des pauses pour gérer les interruptions et prendre un peu de recul par rapport à la tâche en cours.
Prioriser les tâches
Hiérarchiser les tâches selon leur importance et leur urgence parait bête à dire et pourtant, combien sommes-nous à le faire ? En ayant une liste de tâches prioritaires, vous pouvez vous concentrer sur les tâches les plus importantes et les plus urgentes, ce qui minimisera les interruptions et maximisera la performance générale puisque l’urgent et l’important aura été traité et non l’inverse.
Éviter les interruptions volontaires
Certaines interruptions peuvent être évitées en limitant les distractions volontaires telles que les réseaux sociaux, les jeux vidéo ou les conversations inutiles avec les collègues. Il faut un peu de discipline, de rigueur et de volonté mais les résultats sont toujours à la hauteur.
Communiquer avec les collègues
Si vous travaillez en équipe, il peut être utile de communiquer avec vos collègues pour leur faire savoir quand vous êtes occupé et quand vous êtes disponible. Vous ne serez donc normalement pas dérangé pendant ces plages horaires (sauf urgence bien évidemment). La plupart des plateformes collaborative comme Microsoft Teams proposent une option pour indiquer qu’on ne souhaite pas être dérangé… utilisez là et prévenez vos collègues que vous comptez sur eux pour la respecter.
Une bonne maitrise des interruptions est essentielle pour une gestion de tâches efficace. En planifiant les interruptions, en utilisant des techniques de gestion de temps et en hiérarchisant les tâches, vous pouvez minimiser les ruptures intempestives et ainsi rester concentré sur les tâches prioritaires. Non seulement votre productivité s’en retrouvera améliorée, mais vous serez moins fatigué et aurez un sentiment d’accomplissement et de travail bien effectué.