La réunion de travail est un outil de communication incontournable au sein d’une entreprise. Quel est le but d’un compte rendu de réunion ? Ce dernier a pour fonction entre autres de réunir l’ensemble du personnel concerné autour d’une synthèse des décisions prises lors de la réunion, transmettre les informations importantes aux participants et aux absents. Nous vous proposons ici quelques conseils pour vous aider à prendre des notes en vue de ce compte rendu.
Les principales étapes de réalisation d’un compte rendu de réunion
Comment faire un compte rendu de réunion ? Parmi les premiers conseils que l’on peut donner, il y a certaines étapes de préparation à suivre pour permettre une meilleure organisation. En effet, en vue de bien retranscrire les décisions prises lors de la réunion, il convient de privilégier la rédaction sur ordinateur à la forme papier, ce qui offre un gain de temps et une relecture plus fluide.
Avant la réunion, il est recommandé de rédiger un canevas qui comprend les titres des sujets abordés ainsi que tous les éléments déjà connus. Ceux-ci englobent notamment la date, le lieu, le nom des participants ou encore l’ordre du jour. Ces éléments peuvent être enregistrés au préalable sur ordinateur. Afin d’être prêt pour effectuer une synthèse des interventions de l’animateur de la séance et des décisions prises ainsi que des interventions des participants, l’astuce recommandée est de prendre le maximum d’informations nécessaires et de lire les documents y relatifs en amont.
Une autre méthode parfois utilisée par la personne qui effectue le compte rendu et celle de l’enregistrement de la séance, si l’organisateur le permet. Toutefois, cela prend plus de temps par la suite pour réécrire le compte rendu.
Un outil pour faire de bon
compte rendu de réunion ?
Quelques conseils pour rédiger un compte rendu avec efficacité
La clé de l’efficacité des étapes mentionnées ci-dessus réside dans une prise de notes rapide et compréhensible. Ainsi, les éléments notés peuvent facilement être repris pour effectuer une synthèse de la réunion de travail. La meilleure façon d’apprendre à rédiger un compte rendu de réunion est d’effectuer cet exercice dans une attitude d’écoute active.
En fonction du type de réunion, une des méthodes les plus simples pour noter les informations de façon structurée consiste à s’appuyer sur un document électronique type, sous forme de tableau pour avoir une vision globale plus claire. L’utilisation d’abréviations pour les titres des colonnes offre un gain de place. Il peut s’avérer utile d’avoir un bloc de papier à disposition pour effectuer un dessin d’illustration si besoin ou d’avoir de quoi écrire au cas où le système informatique émettrait des bugs.
Le recours à des abréviations est également une bonne astuce pour abréger le texte en fonction du contenu. Un dernier conseil qui facilite les étapes de la prise de notes est d’avoir confiance en ses compétences et de se concentrer à la tâche. Au cas où il manquerait certains points, il est possible de faire relire le compte rendu de la réunion à un autre participant qui pourra compléter les informations, si nécessaire.
