Que vous assistiez à une réunion ou que vous soyez concerné par ses décisions, vous allez certainement en recevoir le compte rendu. Ce document obligatoire est établi à l’issue de la séance. Il formalise notamment les décisions prises lors des débats, afin que chacun puisse intégrer les actions à entreprendre. Si vous endossez la fonction de rédacteur, voici quelques conseils pour rédiger un bon compte rendu de réunion.
Le but d’un compte rendu
En votre qualité de secrétaire de séance, vous allez rédiger la synthèse de la réunion. Afin de restituer une mémoire exacte de ce qui a été dit, vous devrez rendre le plus fidèlement possible les propos tenus lors des débats. C’est-à-dire que vous ne pourrez pas laisser votre propre ressenti interférer dans votre synthèse. Restez parfaitement impartial.
Les propos devront être accessibles à toute personne qui n’était pas présente. Employez les termes en usage dans vos réunions. Les membres présents retrouveront précisément les étapes des discussions.
Allez à l’essentiel, ne faites pas de longues phrases. Vos lecteurs auront généralement peu de temps à accorder à un compte rendu de réunion, pour diverses raisons. On vous indique ci-après comment faire un compte rendu de réunion avec nos conseils.
Des éléments indispensables
Il y a des informations que vous devrez impérativement mentionner, telles que :
- la date à laquelle s’est tenue la réunion ;
- la liste des personnes présentes ;
- la liste des personnes absentes, excusées ou non ;
- l’ordre du jour qui a été prévu ;
- les différents points qui ont été abordés ;
- les décisions qui ont finalement été adoptées ;
- la liste de diffusion du compte rendu.
Vous pourrez également préciser les étapes à franchir, les délais à respecter, les compétences à déployer et les acteurs des actions à engager.
Un outil pour faire de bon
compte rendu de réunion ?
Une forme à respecter
Afin que vos lecteurs comprennent bien et tout de suite de quoi il s’agit, vous veillerez à respecter une présentation classique. Votre document suivra la charte d’édition de la maison avec un en-tête de l’entreprise et une police d’écriture qui lui est propre. S’il n’y a pas de police attitrée, choisissez-en une agréable à lire, sérieuse et sans fioriture.
Vous commencerez par un titre, puis vous ferez figurer tous les éléments énoncés ci-dessus. Pour une présentation bien claire, n’hésitez pas à utiliser une page entière pour l’ordre du jour, une autre page pour les participants et ensuite le déroulé de l’enregistrement. À ce propos, vous aurez pris soin pendant la réunion de prendre des notes exhaustives, mais la meilleure alternative consiste à effectuer un enregistrement audio des discussions.
Les pages de votre compte rendu de réunion devront toutes inclure une pagination et un pied de page mentionnant votre qualité de rédacteur ou secrétaire de séance, ainsi que la date de rédaction. Votre style devra être concis. Utilisez le présent de l’indicatif.
Enfin, vous veillerez à sécuriser votre document en le diffusant au format PDF de façon à ce que personne d’autre ne puisse le modifier. Ayez toujours en tête la fonction de ce compte rendu, son lecteur et donc privilégiez une mise en forme agréable. Ces conseils vous aideront certainement à l’instar de notre article sur comment faire un compte rendu de réunion, l’exemple du CODIR.
