Développer de nouvelles formes de transversalité.

Développer de nouvelles formes de transversalité.

A l’occasion d’un événement organisé pour les start-up par Paris & Co et le groupe Allianz, nous avons été amené à présenter l’utilisation de notre outil iPerfony sous le prisme de la transversalité : Comment notre solution, en développant de nouveaux modes  de communication  permet d’optimiser les ressources internes d’une organisation.

Les résultats ont été enthousiasmants et nous souhaitons partager avec vous cette réflexion.

En premier lieu, il convenait de définir ce qu’est la « Transversalité » et, fort de l’expertise  d’une partie de notre équipe issue du conseil en organisation, nous nous sommes avancés sur la définition suivante :

« la transversalité, c’est l’association le plus en amont possible dans un projet ou un processus, des différents acteurs qui seront amenés à y intervenir, pour profiter au maximum de leurs valeurs ajoutées, en optimisant le temps et les énergies ».

Ainsi, qu’une organisation soit pyramidale ou matricielle, la transversalité c’est l’ambition de sortir les compétences des silos dans lesquelles elles se trouvent pour les faires collaborer ensemble, le plus en tôt possible.

Il convient maintenant de répondre à 3 questions : Qui ? Comment ? Pourquoi ?

iPerfony optimise les ressources humaines et les processus

Bien évidemment, c’est avant tout sur les hommes qu’iPerfony va pouvoir agir. D’abord en leur permettant de mettre en commun efficacement leurs compétences diverses, même s’ils appartiennent à des services ou des organisations différentes. L’outil est une charpente pour tous les projets, que chacun vient compléter de son expertise ou de son action.

Ensuite, en maximisant l’investissement en temps de toutes ces personnes : moins de temps perdu en réunions inutiles, plus de rapidité dans l’accès à l’information, plus d’efficacité, même si on ne se voit pas fréquemment puisque les différents membres d’un projet transversal ne sont pas forcément dans un même service, ni même sur un même site.

iPerfony agira aussi comme un facilitateur des échanges, sans polluer les boites emails, en permettant de communiquer de manière précise et uniquement avec les personnes concernées. La transmission d’information se fait en temps réel par dossier en s’affranchissant totalement de l’intransigeante rigidité des organigrammes.

Mais la structuration apportée par un outil comme iPerfony, permet également d’optimiser vos processus. Le premier d’entre eux, ce sont les réunions qui aujourd’hui ne bénéficient d’aucune méthode d’appréciation. Qu’elles soient utiles ou pas, personne ne peut le dire et il ne vient jamais à l’idée de mettre ce processus sous contrôle… Perfony change cet état de fait.

Ensuite, le processus de suivi des actions est souvent trop flottant et ne permet pas de s’assurer de la pertinence des actions, ni de la qualité de leur réalisation. Les retards et les inexactitudes s’accumulent.

Enfin, c’est tout le processus de décisions qui est mis sous contrôle puisque Perfony vous offre une traçabilité totale des décisions et de leur exécution.

Comment développer de nouvelles formes de transversalité

Dans un premier temps, la transversalité ne peut être vraiment efficace qu’à la condition d’avoir des standards communs. L’harmonisation des méthodes de travail se concrétise par la standardisation des réunions et des plans d’actions, la centralisation des informations et également leur haute disponibilité, en tout lieu, à tout instant et sur tout support.

Il convient ensuite de proposer une structuration plus ajustée du travail, et pour cela Perfony offre le double avantage de rendre systématique les bonnes pratiques, que ce soit dans la conduite de projet ou de réunion, et de permettre une totale traçabilité des décisions et du suivi des actions qui en découlent.

L’étape suivante, est la mise en place d’instruments de mesure et de pilotage. Perfony propose tout un panel d’outils, comme le suivi dynamique des actions, l’évaluation de la charge, des indicateurs pour permettre un suivi à intervalles courts et agir sur la priorisation et le management par exception.

Enfin, il ne peut y avoir de transversalité sans une communication efficace et pour cela, la communication doit pouvoir exister à 360°, c’est à dire pouvoir toucher toutes les personnes concernées, quelque soit le système d’information mis en place, sans tomber pour autant dans la surenchère d’information qui vient hélas trop souvent polluer notre temps. La bonne information, auprès des bonnes personnes, et au bon moment.

Les bénéfices de cette solution technologique : temps + argent + confort

Il y a 3 bénéfices principaux qui sont tout à fait mesurables et quantifiables : un gain de temps, d’argent et de confort.

Nos clients nous font remonter un ROI de l’ordre de 30%. Si on se réfère à l’étude publiée l’année dernière qui nous montre qu’un cadre passera 16 ans de sa vie professionnelle en réunions, c’est donc 5 ans de vie que l’on vous propose de gagner. Ça c’est du concret !

L’accès aux bonnes informations permet de prendre de meilleures décisions au bon moment et tout le monde réalisera ses actions plus rapidement, donc Perfony vous fera économiser beaucoup d’argent.

iPerfony permet aussi de gagner en confort, pour vous comme pour vos équipes. Vous saurez en permanence ce que vous avez à faire mais aussi ce que font vos collaborateurs. L’outil vous aide à concentrer vos efforts sur les actions et les personnes qui en ont le plus besoin. Enfin, grâce aux nouveaux échanges, c’est un facteur de motivation et de reconnaissance pour tout le monde.

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