Il n’est pas toujours évident de trouver un ordre de priorité simple pour classer ses tâches ou ses actions. Laquelle est plus prioritaire que l’autre ? Et si tout est prioritaire, alors au final rien ne l’est vraiment.
Pourtant, puisqu’il n’est pas possible de réaliser plusieurs tâches au même moment, nous sommes bien obligés de faire ce type d’arbitrage tous les jours afin de déterminer les priorités de certaines tâches.
Nos critères sont-ils pertinents ? Comment bien prioriser ses actions ?
La matrice d’Eisenhower : un outil simple et efficace pour gérer ses priorités.
Un homme s’est penché sur la question : Dwight David Eisenhower, Général en chef des forces armées alliées en Europe, qui dirigea notamment le débarquement du D-Day, mais fut aussi Président des Etats-Unis durant deux mandats de 1953 à 1961.
Au regard des responsabilités, que l’on peut qualifier « d’extrêmes », qu’il a endossées, c’est avec une certaine humilité que l’on se penche sur son système.
Pour Eisenhower, la priorité d’une action était liée au cumul de deux facteurs : l’urgence et l’importance. Ainsi, on peut représenter son système par un simple tableau à double entrée, avec sur un axe le degré d’urgence et sur un autre, le degré d’importance.
Toutes les actions rentrant dans l’une de ces quatre catégories, il est possible de leur apporter un traitement différent :
- (+) importante et (+) urgente : actions à faire immédiatement.
- (+) importante et (–) urgente : actions à planifier dans votre agenda.
- (–) importante et (+) urgente : actions à déléguer si possible.
- (–) importante et (–) urgente : actions à supprimer ou à garder pour un moment de libre, ou à déléguer.
Téléchargez ici une matrice d’Eisenhower fonctionnelle au format Excel
Un exemple d’interprétation par Perfony de la matrice d’Eisenhower.
C’est pour répondre à la demande de nos utilisateurs que nous nous sommes penchés sur cette question des priorités.
Que proposent les autres éditeurs ?
Certains gestionnaires d’emails par exemple utilisent des points d’exclamations pour signifier un message prioritaire. D’autres systèmes proposent des drapeaux colorés. D’autres encore des notations numériques (d’ailleurs on ne sait jamais si la note « 1 » est la priorité la plus faible ou la plus élevée…) ou colorée.
Nous avons souhaité innover pour que Perfony ne permette pas seulement d’indiquer des priorités, mais aussi doter nos utilisateurs d’un outil qui leur permette justement de mieux évaluer ce qui est prioritaire de ce qui ne l’est pas.
Mais parce que Perfony est un outil aussi simple que flexible, vous pouvez également conserver une priorisation plus classique par notation avec cette même série d’icônes.
Cette interprétation de la Matrice d’Eisenhower propre à Perfony est une solution simple, « agile » et non contraignante pour appréhender le sujet de la priorité car elle permet notamment d’objectiver leur ordonnancement sans pour autant aller à l’encontre des habitudes déjà en place dans les entreprises.
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