Dans une entreprise ou une administration, les comités de direction s’appellent des CODIR. Ces réunions régulières sont composées des dirigeants de l’entreprise, accompagnés d’un secrétaire général, d’un responsable de ressources humaines, de chefs de pôles et de directeurs de services. Quoi qu’il en soit, cette équipe de direction a d’importantes responsabilités au sein de l’entreprise.
Le plan d’action au cœur du comité de direction
Quel que soit votre poste, vous devez travailler sur l’élaboration d’un exemple de plan d’action, utiliser les bonnes ressources et prêter attention au contexte afin de réaliser vos objectifs et obtenir des résultats satisfaisants.
En effet, dans chaque entreprise, vous avez des buts à atteindre, des chiffres à réaliser ou bien des projets à concrétiser. Les décisions que vous prendrez seront primordiales et détermineront la suite des démarches et les directions à prendre. Ces éléments sont indispensables pour la survie et la croissance de votre entreprise. Ces priorités sont données aux dirigeants et à leur équipe de collaborateurs directs, qui ensuite prendront le temps de s’organiser en interne, au sein de leurs services, pour atteindre les objectifs.
Ainsi, que vous soyez consultant junior, responsable des achats ou bien DRH, vous devez établir un exemple de plan d’action qui vous permettra de suivre vos actions en cours, passées ou à venir. Vous vous demandez comment faire un plan d’action ? Vous souhaitez comprendre les principes ? Lisez la suite !
L’avantage du plan d’action
Vous l’aurez compris, les enjeux du plan d’action en CODIR sont primordiaux. En effet, sont recensés les objectifs à réaliser, les délais, les dates butoir, les moyens ou ressources, les services concernés, mais aussi le niveau de difficulté. Grâce à un rétroplanning, vous pouvez également visualiser en quelques instants les priorités classées par ordre d’importance. Ainsi, vos équipes seront amenées à travailler dans l’ordre de réalisation des objectifs, sans perdre de temps.
À travers un tableau pratique, fonctionnel, organisé et simple à utiliser, le CODIR bénéficiera d’une méthode simple et vite indispensable pour la réussite des étapes. Tous les acteurs doivent être mobilisés dans ce projet. Ce tableau unique est un outil essentiel, une trame claire qui se prolongera au fil des années. En un coup d’œil, la direction sera à même de pouvoir comprendre le niveau d’avancement des dossiers en cours. Véritable outil de gestion des étapes, ce tableau permet de suivre de près les étapes, le travail des acteurs et les responsabilités de tous.
Structuré, régulier, un CODIR comportera un ordre du jour qui sera établi à l’avance. Ainsi, les salariés concernés par ce comité de direction pourront anticiper les questions, soulever les problématiques et présenter leurs dossiers. L’essentiel est de restreindre la présence des salariés au CODIR, afin de ne réunir que les professionnels concernés par cette réunion et ainsi intégrer les matières principales. Des comités de direction thématiques peuvent avoir lieu avec des membres invités ou extérieurs. Dans ce cas, ces éléments seront précisés dans l’ordre du jour afin de mieux appréhender le contexte de la réunion. Vous ne savez pas par où commencer ? Vous ne savez pas comment faire un plan d’action ? Suivez nos conseils judicieux et avisés !
Un outil pour gérer vos plans d'action ?
Exemple de plan d’action
Vous vous demandez certainement comment faire un plan d’action ? Simple, efficace, un tableau via un traitement de texte ou en provenance d’un logiciel spécifique vous sera d’une très grande utilité. Cet outil, une fois défini, servira tout au long de l’année et pourra être mis à jour à chaque CODIR. Ce tableau regroupant les principes de l’entreprise, devra définir une méthode qui sera décidée en comité de direction. Nous vous avons établi une synthèse des éléments indispensables pour ce plan d’action :
- indiquer la date du CODIR
- préciser la liste des participants, excusés et absents
- redonner l’ordre du jour en tête de relevé de conclusions ;
- écrire un intitulé clair et précis pour chaque action ;
- prioriser les actions en les numérotant et faire des groupes éventuellement si c’est un même sujet ;
- mentionner les services concernés, les acteurs devant agir, les services en sous-traitance, les fonctions de chacun ;
- mentionner les délais et dates extrêmes, les possibles reports de résultats ;
- préciser les moyens à mettre en place ;
- indiquer les ressources internes et externes à l’entreprise ;
- détailler les étapes et prévoir une colonne pour argumenter et relever les problématiques ;
- rappeler les objectifs, les priorités et stratégies.
Ce tableau de suivi permet de constater la réussite d’une étape, la réalisation d’un objectif. Travailler dans des petits groupes permet de mieux recentrer les attendus et de définir la stratégie. Ainsi, vous pourrez plus facilement suivre chaque étape prédéfinie et avoir les détails d’un éventuel retard d’élaboration de process. Déposer de manière sécurisée sur un serveur, gérer de manière collective ou non, ce tableau pourra être édité ou projeté en CODIR.
Après ce comité de direction, un relevé de conclusions sera rédigé par un secrétaire de séance afin de garder une trace des échanges, des décisions prises et des questions soulevées. Rattaché au plan d’action, ce procès-verbal validé par la direction sera diffusé de manière restreinte ou élargie, en fonction du niveau de confidentialité. En effet, en cas de fusion d’entreprise, d’achat de matières premières coûteuses ou d’autres sujets sensibles, le compte rendu de CODIR ne doit pas être envoyé par mail à tous les salariés mais à une sélection restreinte.
