Si vous devez gérer un projet, vous aurez principalement à faire face à deux problématiques : le temps et les ressources (matérielles et humaines). Le cycle de vie du projet va comporter 6 phases majeures : conception, planification, lancement, réalisation, gouvernance, puis clôture. Bien comprendre et stabiliser les interactions entre les différents acteurs, tout comme maîtriser les coûts, seront les défis majeurs de cet exercice. La gestion de projet demande d’impliquer les équipes, parfois résistantes, de convaincre la section financière, tout en gardant l’objectif final en ligne de mire. À ce titre, bien différencier l’objectif de l’enjeu pourra mener le projet au succès. Selon l’évolution de l’idée, vous passerez de la réussite de l’un à la contrainte de l’autre. Voici quelques explications sur ces deux notions.
Qu’est-ce qu’un projet ?
Le projet est généralement défini comme un ensemble d’actions marquées par une date de début et de fin. Ces actions doivent être réalisées les unes à la suite des autres de façon homogène, afin d’atteindre un objectif établi, en tenant compte des exigences, ainsi que des contraintes de temps et de coût. Il induit notamment l’idée de nouveauté ou de changement.
Le fait qu’une date de fin soit fixée implique la nature temporaire du projet. Il a une durée limitée et s’arrête dès lors que l’objectif est atteint. Il est également complètement flexible, de façon à s’adapter à tout changement de visée.
Les ressources qu’il va mobiliser sont quantifiables. Qu’il s’agisse de moyens humains (compétences), de matériel ou d’informations, la gestion des ressources sera primordiale pour apprécier la faisabilité du projet.
Le projet se caractérise notamment par le fractionnement des tâches en jalons. Ici encore, les exigences en termes de délais ou de budget dicteront le découpage de ces actions.
Définition de la gestion de projet
La gestion de projet consiste à élaborer toutes les étapes qui jalonnent le cycle de vie d’un projet, de la naissance de son idée à la livraison finale. Coordonner les acteurs parties prenantes implique la gestion des ressources humaines et matérielles (budget et moyens). Selon l’importance de ces ressources et l’envergure du projet, vous pourrez faire appel à des logiciels qui vous aideront à mettre en place une conduite de projet efficiente.
Du fait de l’aspect temporaire et unique du projet, sa gestion exceptionnelle va induire des performances parfois rapides. Les résultats du projet sont nommés livrables, services ou produits.
Un outil pour améliorer
la gestion de projet ?
Différence entre enjeu et objectif
Il est important de bien différencier enjeu et objectif, car ces deux notions peuvent se confondre. Vous aurez à les définir dès la naissance de l’idée même du projet. Dès lors que vous allez commencer à concevoir le projet, vous devrez établir le but final ainsi que le rapport bénéfices/risques.
L’objectif
L’objectif est le point de visée, le but final, ce pour quoi le projet va exister. C’est l’étape par laquelle il faut commencer. Qu’il soit décidé par vous-même ou par l’équipe projet, il devra être mesurable. Pour vous aider, vous pouvez utiliser, par exemple, la méthodologie SMART, qui convient au management de projet. Il s’agit d’un acronyme qu’il faut lire ainsi :
- S : spécifique, l’objectif est propre au projet ;
- M : mesurable, il doit être quantifié afin de transmettre des données pour aider à la prise de décision et connaître l’avancement du projet ;
- A : atteignable, l’objectif doit être raisonnable, mais aussi ambitieux afin de challenger les équipes ;
- R : réaliste, il doit être établi en corrélation avec les impératifs de délais et de budget.
- T : délimité dans le Temps, l’objectif comprend une date de fin, ainsi que les dates limites d’exécution des jalons.
La méthodologie QQOQCP peut aussi vous aider : qui ? quoi ? où ? quand ? comment ? pourquoi ? C’est un adjuvant classique de la gestion de projet, mais toujours efficace.
L’enjeu
Une fois que vous aurez déterminé l’objectif à atteindre, vous pourrez mesurer l’enjeu. C’est-à-dire que vous appréhenderez les risques et les bénéfices auxquels le projet peut vous exposer. Attention, il doit être estimé au tout début du projet, en même temps que l’objectif. Si l’enjeu n’apporte pas suffisamment de gains ou de bénéfices, ou si les risques sont trop importants, alors il faudra peut-être reconsidérer le projet, voire l’abandonner.
L’enjeu peut être financier pour l’entreprise, dans le cadre d’un contrat commercial avec un client. Il peut être personnel, si vous visez une promotion suite à la mise en œuvre du projet et la réussite de l’objectif. Ce ne sont que des exemples et, dans tous les cas, c’est votre capacité à prendre des décisions et votre empathie envers vos équipes qui feront pencher la balance vers les gains et profits.
Gardez également en tête que l’enjeu dépend essentiellement du fonctionnement des organisations mais aussi de la complexité du projet. Il n’est pas le même pour vous que pour vos collaborateurs. Vous trouverez de l’aide en utilisant une méthodologie efficace ou un logiciel de gestion de projet.
Méthodologie pour une gestion de projet efficace
La première méthode que vous allez appliquer sera certainement celle du diagramme de Gantt. Il n’y a rien de compliqué derrière ce terme, qui réfère à un simple planning qui porte le nom de son inventeur. Il consiste à indiquer dans des lignes et des colonnes les différents jalons du projet, en indiquant leurs dates de début et de fin planifiées. C’est un excellent moyen de contrôler l’état d’avancement, de rectifier le tir si nécessaire et de prendre les décisions adéquates.
Il existe également des logiciels qui assurent le traitement de toutes ces données. Accessibles par toutes les parties prenantes en mode collaboratif, ces outils s’adaptent à chaque niveau de validation du projet, quel que soit son périmètre ou son importance. Ils conviennent à tous les domaines d’activités.
La méthodologie de la gestion de projet est une base qui sert au démarrage de l’idée. Elle est indispensable pour assurer la réussite du projet, sans se perdre dans le parcours des différents jalons. N’hésitez pas à investir dans des logiciels performants sur la gestion de projet. Au-delà des méthodes déjà énoncées, vous gagnerez du temps et serez plus efficace.
