La gestion des priorités et du temps est un défi au quotidien pour un manager efficace. Pour nous aider, il existe des méthodes et des conseils disponibles dans des articles en ligne ou dans des livres spécialisés, et parmi les plus connues, vous rencontrerez souvent «la méthode GTD » (pour « Get Things Done ») et la technique « Pomodoro ». Découvrons ensemble ces approches, leur fonctionnement et leurs bénéfices.
«Getting Things Done»et«Pomodoro»: Qu’est-ce que c’est ?
Comprendre la méthode GTD « Getting Things Done»
La méthode « Getting Things Done » est une solution pour mieux gérer ses priorités, développées par l’américain David Allen. Elle comprend 5 phases successives:
Collecter >> Traiter >> Organiser >> Réviser >> Agir.
Collecter : La première étape va être de rechercher toutes les actions que vous avez à faire, et réaliser une liste avec celles-ci sans les hiérarchiser. Le plus important dans cette étape est de ne pas se limiter à certains types d’actions ! Il faut mettre tout ce qui vous vient à l’esprit afin de vous décharger mentalement du poids qu’elles occupent.
1. Si elle doit être réalisée afin d’atteindre un objectif
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- Oui, donc vous continuez votre traitement
- Non, alors vous pouvez écarter cette action.
2. Si elle est prioritaire.
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- Si une action n’est pas nécessaire ou prioritaire, vous pouvez la rayer, la supprimer ou l’archiver.
- En revanche, si elle est prioritaire vous allez vous demander si elles peuvent être faites en moins de 2 minutes ou pas.
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- Oui ? Dans ce cas vous devez la réaliser tout de suite
- Non ? Vous poursuivez la méthode.
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Organiser : Dans cette troisième étape, vous allez organiser les actions restantes après le traitement. Pour chaque action restante de votre liste, vous allez désormais juger leur urgence et leur importance, un peu comme pour la matrice d’Eisenhower. Cette étape consiste à diviser les actions en trois parties :
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- les actions importantes et urgentes qui doivent être planifiées pour les jours qui suivent,
- les actions importantes, mais pas urgentes que vous pouvez planifier pour plus tard
- les actions urgentes, mais pas importantes que vous allez pouvoir déléguer.
Réviser : La quatrième étape est indispensable pour que la méthode fonctionne efficacement. Concrètement, vous devez prendre un moment pour contrôler l’avancement des actions. Déterminer si elles sont toujours en cours ou bien terminées et bien sûr, vous allez rajouter les nouvelles actions. Pour cette étape, il est nécessaire de faire un point régulier, c’est-à-dire, au minimum une fois par semaine, que ce soit au début ou à la fin de celle-ci.
Agir : Enfin, pour la cinquième et dernière étape de la méthode GTD, il vous reste le plus important : réaliser les actions que vous avez brillamment planifiées. Comme tout changement, et particulièrement dans le cadre du développement personnel, il est nécessaire de s’efforcer à adapter votre fonctionnement habituel pour que la méthode « GTD » ait un impact sur votre travail.
Utiliser la technique Pomodoro
« Pomodoro » est une technique reconnue de gestion du temps, développée par Francesco Cirillo. Pour sa méthode qui utilise un minuteur de cuisine en forme de tomate afin de respecter des plages de travail précises de 25 minutes. C’est ce minuteur qui a donné son nom à la méthode.
Le but de cette méthode est de créer des plages de concentration sur une action unique pendant un temps préalablement défini et en éliminant toutes les distractions.
La méthode « Pomodoro » est très simple à mettre en œuvre. Voici les 5 points à connaître pour l’utiliser.
Premier point, préparez votre journée afin de savoir quelles sont les actions que vous souhaitez réaliser durant celle-ci. Planifiez ensuite chaque tâche dans des sessions de 25 minutes. Ayez une vue réaliste sur votre capacité et surtout ne vous surchargez pas.
Deuxième point, supprimez toutes les sources de distractions possibles afin de préparer au mieux votre espace temps. Ceci est important car la moindre distraction peu vous faire perdre le fil dans la réalisation de votre action et risque donc de dépasser les 25 minutes imparties.
Troisième point, démarrez votre minuteur de 25 minutes et lancez-vous dans votre travail. Surtout, ne vous arrêtez pas avant d’avoir entendu la sonnerie de votre minuteur, quand celle-ci retentira, vous n’aurez plus qu’à marquer l’action comme réalisée.
Quatrième point, après ce moment de travail, accordez-vous une petite pause (environ 5 min) afin de vous libérer l’esprit. Cette pause ne doit pas être un moment pour consulter vos e-mails, allez sur les réseaux sociaux ou sur Internet, car sinon vous risquez de ne pas voir le temps passer. Faites des étirements, marchez quelques pas, préparez-vous un café ou buvez un verre d’eau… ce que vous voulez qui ne risque pas de vous déconcentrer. Une fois cette pause terminée, lancez-vous dans une nouvelle session de travail et relancez le minuteur pour 25 minutes.
Cinquième point, au bout de 4 sessions, prenez une pause plus longue (environ 25 min) afin cette fois ci de vous reposer. Vous pouvez par exemple aller prendre l’air, le plus important est de décrocher de ce que vous avez fait ou ce que vous êtes en train de faire.
Conseils : Pour toutes les actions administratives telles que les e-mails, les appels, etc., accordez-vous une période de travail spécifique pour les traiter.
Comment mieux gérer ses priorités au travail ?
Avantages et inconvénients comparés des méthodes GTD et Pomodoro
La méthode « Getting Things Done » est plutôt simple à mettre en place et ne demande pas obligatoirement de logiciel spécifique pour la reproduire. Elle accessible à toute personne qui souhaiterait l’utiliser.
C’est une méthode structurante très efficace.
Son efficacité repose sur la régularité. On ne peut donc pas l’utiliser par intermittence.
L’oubli d’une action dans la méthode risque d’être complétement décalé le calendrier que vous aviez mis en place.
La méthode « Pomodoro » est extremement simple à mettre en œuvre. On a tous un minuteur sur notre smartphone.
Elle aide à améliorer la concentration, baisser la procrastination et à réaliser toutes les actions que vous souhaitez faire dans une journée.
Il n’est pas toujours facile d’estimer le temps que l’on va mettre pour effectuer une action.
Par ailleurs, certains métiers nécessitent d’être accessibles tout le temps, il est donc impossible de s’isoler autant pour travailler.
« Getting Things Done » ou « Pomodoro »? Comment choisir la bonne méthode pour gérer votre temps et vos priorités ?
Les deux méthodes présentées précédemment sont assez différentes dans leur mode de fonctionnement et dans les leviers auxquels elles font appel. L’une va gérer les actions selon leurs priorités et va contrôler leurs avancements, tandis que l’autre va plus miser sur le temps passé à réaliser une action et l’agilité mentale grâce à des pauses régulières.
Il n’y a pas une méthode qui fonctionne mieux que l’autre, votre choix doit se faire selon votre manière de travailler. De plus, il n’y a pas d’obligation à faire un choix entre ces deux méthodes. Elles sont en fait très complémentaires. Par exemple vous utiliser la méthode « GTD » pour trier les actions que vous avez à faire, puis vous effectuez les actions avec la méthode « Pomodoro ». Cette solution, si elle est en adéquation avec votre manière de travailler, peut vous faire gagner beaucoup de temps en gérant les bonnes actions rapidement.
