Chez Perfony, comme dans toutes les sociétés en ce moment, nous nous sommes penchés sur le sujet de la mise en conformité de notre organisation avec le nouveau Règlement Général sur la Protection des Données en Europe (RGPD). De façon classique, nous éprouvions une certaine appréhension au départ, liée à notre niveau de méconnaissance du sujet.

Comme de nombreuses start-ups qui ont grandi, nous n’avons pas pris le temps d’écrire systématiquement les règles et procédures d’utilisation des données que nous avons entre les mains (ou plus exactement au sein de fichiers et différentes bases d’outils).

Mais étant de fervents amateurs du Lean Office, nous avons au fur et à mesure de notre croissance, toujours eu le souci de ne pas multiplier les bases et d’interconnecter l’ensemble des outils de nous utilisons dans la gestion quotidienne de nos clients (Perfony, Salesforce, Mailchimp).

RGPD : une mise en œuvre pas aussi complexe

Pour une organisation déjà en conformité avec les règlementations antérieures, comme c’est le cas pour Perfony, le grand big-bang attendu n’a pas lieu. C’est plutôt une évolution qu’une révolution.

Il faut s’y coller, se documenter, prendre le temps de comprendre le sens de ces nouvelles règles. Nous nous sommes appuyés sur la documentation mise à disposition par la CNIL qui ,pour l’occasion, a publié de bons supports pour accompagner ces changements.

Les différentes fiches outils fournies par la CNIL, comme le registre et les fiches, sont téléchargeables en format immédiatement exploitable ce qui permet de gagner du temps et de s’assurer de la fiabilité des modèles.

RGPD : un projet en équipe et Perfony comme outil pour identifier et piloter le plan d’action

Deux réunions de 2 heures avec les fonctions clés de l’organisation de Perfony ont permis d’identifier les flux et processus à formaliser et à mettre au goût du jour du RGPD.

Nous avons ensuite dressé la liste des actions à mener pour se mettre en conformité (vous voyez où je veux en venir ?). Du coup, nous avons créé un dossier « RGPD » dans notre propre espace Perfony, et avons pu y inscrire toutes les actions à mener. Cette démarche est en cours et présente l’énorme avantage de pouvoir être éditée en deux clics lors du futur audit de certification pour montrer le plan d’action mis en œuvre ainsi que son avancement.

Mais au-delà de la mise en place, la RGPD ça se maintient !

Énorme avantage de Perfony : non seulement c’est une solution qui rend les plans d’action efficaces, mais aussi les réunions.

Et bim ! Le comité d’évaluation du RGPD est ainsi créé en marge du dossier. Le tout étant automatiquement lié, nous pouvons, lors de nos réunions sur le sujet, formaliser en 1 clic un compte rendu avec les personnes présentes, l’ordre du jour et les décisions prises, transformer ces décisions en actions concrètes et mettre à jour automatiquement le registre et les fiches des activités

Bref, avec Perfony nous avons dès le début de la mise en conformité avec la RGPD, résolu également la problématique de son maintien et nous disposons de toutes les pièces justificatives immédiatement disponibles pour démontrer la qualité de la démarche engagée.

Merci Perfony et si vous voulez en savoir plus sur comment Perfony peut vous aider dans votre processus de mise en conformité RGPD, n’hésitez pas à me contacter !