Afin d’optimiser le pilotage d’une entreprise, il est nécessaire d’utiliser des méthodes efficaces et souples pour atteindre l’excellence opérationnelle et gérer les priorités. L’élaboration d’un plan d’action est un exemple qui s’inscrit dans cette optique. Il sert à répertorier tous les éléments nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Pour atteindre le succès de l’optimisation des processus, il convient d’impliquer tous les acteurs et partenaires de la société.
Définition de l’excellence opérationnelle
Ce terme désigne la mise en place d’une stratégie d’entreprise fiable qui permette de répondre aux nombreuses exigences du marché, qui sont en constante évolution. L’excellence opérationnelle est une démarche qui se construit à l’aide de méthodes pertinentes qui visent l’amélioration des opérations de tous les acteurs de l’entreprise, pour obtenir une performance collective. À cet effet, l’élaboration d’un plan d’action permet d’avoir une vision claire et centralisée de toutes les étapes nécessaires à l’optimisation des processus pour exceller dans le pilotage de l’entreprise.
Les piliers nécessaires à l’élaboration d’un plan d’action d’excellence opérationnelle
La construction d’un outil de référence pour mettre en place des moyens qui visent une excellence opérationnelle efficace se découpe en plusieurs étapes. Celles-ci englobent le choix de la stratégie, la gestion des processus, la structuration des outils de performance, les axes d’amélioration, la répartition des rôles et l’investissement des employés.
Le choix de la stratégie
Le développement d’une stratégie élaborée et inscrite dans un plan d’action a pour fonction de définir les priorités et simplifier la mise en œuvre des actions définies, pour atteindre l’excellence opérationnelle. Cette étape inclut la formulation des objectifs globaux et les détails qui se rapportent à la mission professionnelle de la société, en tenant compte du contexte environnemental. Les indicateurs d’excellence opérationnelle du développement de la stratégie sont basés sur une vision globale et spécifique à la fois claire, réalisable et performante.
La gestion des processus
La gestion des processus englobe différents modèles, procédures et méthodes, qui peuvent se présenter sous forme de tableaux ou de feuilles de route. Afin de viser l’excellence opérationnelle, il convient de procéder à une évaluation des besoins des personnes afin que les méthodes utilisées permettent aux employés de mieux comprendre leur fonction. La clé de la réussite passe par l’élaboration d’outils simples, clairs, concis, compréhensibles et flexibles.
La structuration des outils de performance
Cette phase consiste à découper l’ensemble des éléments de la stratégie d’entreprise sous forme d’objectifs et d’indicateurs opérationnels. Cela permet à la direction de prendre des décisions adaptées à la situation et de proposer des actions optimales. La structuration des outils englobe les réunions professionnelles, la collecte et l’analyse des données ainsi que l’utilisation de tableaux de bord.
Les axes d’amélioration
L’évaluation de l’excellence opérationnelle d’une entreprise est basée sur des indicateurs d’amélioration continue qui font partie intégrante de la feuille de route. Les axes d’amélioration se construisent sur différentes composantes telles que :
- Le pilotage des standards de travail qui intègrent le report des décisions prises en matière de gestion des tâches, pour limiter les pertes et les retards. La clé de la réussite est dans les mises à jour régulières qui permettent d’assurer l’efficacité des procédés.
- La résolution de problèmes implique l’élaboration d’une méthode qui consiste à découper les actions à mettre en œuvre en étapes, afin de s’orienter vers la meilleure solution. Parmi les étapes les plus importantes, l’on compte : l’identification et la clarification du problème, la définition de la situation actuelle, les objectifs visés, l’analyse des dysfonctionnements, la définition du plan d’action avec le suivi des résultats et la mise en œuvre des ajustements nécessaires.
- La suppression des gaspillages permet d’optimiser la productivité et de réduire les coûts. Le but de cette opération est de limiter la production, le stock ou l’exécution de tâches sans valeur ajoutée.
- Le partage des connaissances permet de mobiliser les ressources de tous les partenaires.
La structure de l’organisation
Un pilier organisationnel et opérationnel doit être structuré et permettre une vision globale. Il définit les responsabilités des divers acteurs, allant de la direction au secrétariat, en passant par tous les employés et partenaires de la société. Le mode de communication entre les différents acteurs est également défini.
Chaque membre du personnel fait partie de la structure organisationnelle, par son rôle et ses responsabilités qui impactent aussi celles de ses collègues. Les interactions entre les employés dépendent de la structure (provenance, destinataire, mode de communication, type d’information).
Les éléments essentiels au succès de l’organisation sont : une définition précise du cadre, une explication claire de l’attribution des rôles et des responsabilités de chacun, ainsi qu’une communication constante et appropriée.
L’investissement des employés
Le dernier point de l’élaboration d’un plan d’action pertinent consiste à impliquer tous les acteurs du processus. Après que la direction ait pris les décisions inhérentes aux éléments qui doivent figurer dans le modèle opérationnel, elle se doit de motiver son personnel à y adhérer. Pour y parvenir, il est important de communiquer avec eux en élaborant un mode de communication participatif afin de garantir le succès de la méthode organisationnelle à long terme.
Afin de motiver le personnel à s’engager pour qu’il soit plus productif, il convient de donner de nouvelles responsabilités. Il est également important de s’intéresser au développement professionnel de chacun, en mobilisant les ressources, tout en respectant le code éthique de l’entreprise.
