Comprendre les besoins de votre entreprise
Le premier et le plus important conseil pour choisir le bon outil de gestion de tâches est de comprendre les besoins de votre entreprise.
- Qu’est-ce que votre entreprise doit accomplir ?
- Quels sont les processus de travail actuels de votre entreprise ?
- Comment les employés travaillent-ils ensemble pour atteindre les objectifs de l’entreprise ?
Les réponses à ces questions vous aideront à identifier les fonctionnalités nécessaires pour un outil de gestion de tâches adapté à votre entreprise.
Les fonctionnalités des outils de gestion de tâches
Les outils de gestion de tâches sont très différents les uns des autres. Certains sont simples (voir simplistes), avec des fonctionnalités limitées, tandis que d’autres sont plus complexes, avec des fonctionnalités avancées permettant d’aller jusqu’à la gestion de projet.
Il est important donc de bien positionner le curseur et de prendre en compte les fonctionnalités nécessaires pour votre entreprise. Par exemple, si votre entreprise nécessite une collaboration en temps réel ou si votre entreprise a besoin de suivre les heures travaillées par les collaborateurs vous devez rechercher un outil de gestion de tâches qui offre de telles fonctionnalités.
C’est une question fondamentale car la tentation de choisir un outil très complet est grande en se basant sur l’adage « qui peut le plus peut le moins », mais c’est faire fi des difficultés à venir de prise en main et de la réticence naturelle au changement. Par ailleurs un outil sur dimensionné à de forte chance d’être plus cher, ce qui ne fera pas vos affaires.
Considérations financières
Le tarif des outils peut varier de manière importante, de la gratuité à plusieurs centaines d’euros par mois ! C’est donc un critère de choix déterminant.
Pour une équipe de 2 ou 3 personnes, ou pour travailler seul, une solution gratuite peut parfois suffire. Mais dès que l’on souhaite collaborer efficacement il faut se tourner vers des solutions payantes.
Aujourd’hui, la facturation se fait par abonnement mensuel ou annuel. Nous vous conseillons de contacter directement les éditeurs qui vous interessent et de négocier un contrat sur 2 ou 3 ans afin d’obtenir le meilleur prix.
Mais au-delà de l’abonnement au service, il faut aussi mettre en balance les frais supplémentaires parfois cachés :
- Installation
- Formation
- Intégration
- Extension du volume de stockage des données
- Application mobile payante
Selon les solutions, le prix de l’abonnement mensuel (hors paramétrage et formation) varie dans une fourchette de 10€ à 25€ par mois par utilisateur.
La compatibilité avec les autres outils de l’entreprise
La plupart des entreprises utilisent plusieurs outils différents pour effectuer et piloter les activités quotidiennes. Il est donc important de choisir un outil de gestion de tâches qui soit compatible avec les autres outils que votre entreprise utilise. Par exemple, si votre entreprise utilise un système de messagerie interne, vous devez rechercher un outil de gestion de tâches qui peut se connecter à ce système pour faciliter la communication.
De la même manière, puisque les réunions sont l’occasion de décider et d’affecter des tâches, il est recommandé de choisir un outil compatible, voir même intégré, à votre solution de visioconférence.
La sécurité informatique
La multiplication des cas de hackings et de fuites de données le prouvent, la sécurité des systèmes d’information est une facteur clé qui doit garantir l’intégrité de vos données. La plupart des solutions proposent des hébergements de qualité avec les garanties nécessaires et la sécurisation des flux de données. Mais il est primordial de vérifier ces aspects et de travailler en amont avec les responsables IT de votre organisation. Leurs compétences seront indispensables pour évaluer le sérieux des éditeurs et leur conformité avec les standard IT de votre organisation.
L’accompagnement
C’est une erreur de croire que la mise en place d’un outil de gestion de tâches est anodine dans une organisation. Par définition cette solution va toucher un grand nombre de personnes dont l’appétence pour ce genre d’outil n’est pas égale. Outre les fonctionnalités présentes de manière plus ou moins intuitives, il faut réfléchir à comment organiser les données à l’intérieur de la solution, au risque de se retrouver avec un immense fourre-tout dans lequel vous allez perdre tous les bénéfices que l’usage de la solution aurait pu vous apporter. Le conseil et l’accompagnement que peut vous apporter l’éditeur de la solution ou ses partenaires sont importants à prendre en compte.
Une gestion de tâches efficace peut aider votre entreprise à gagner du temps, à améliorer la communication et à augmenter la productivité. Il existe pour cela de nombreux outils de gestion de tâches disponibles avec chacun avec ses propres avantages et inconvénients. En choisissant le bon outil de gestion de tâches pour votre entreprise selon des critères choisis et réfléchis, vous pouvez vous assurer que vous êtes en mesure de favoriser son adoption par les équipes, et ainsi gérer efficacement vos projets et atteindre vos objectifs, tout en diminuant la charge mentale de vos équipes.